FleetPilot Autónomos · VTC y taxi

FleetPilot Autónomos es la aplicación para el autónomo de VTC o de taxi con hasta tres coches: el que tiene la autorización VTC o la licencia de taxi a su nombre, sus coches y, a menudo, uno o varios conductores asalariados. Su lema lo resume: «Cada kilómetro cuenta». Reúne en un solo sitio lo que suele estar repartido entre los paneles de cada plataforma, hojas de cálculo, el correo de la gestoría y la carpeta de multas:

• tus coches: cada uno con su autorización VTC o su licencia de taxi, la ITV, el seguro, el taller externo y los siniestros;
• tus conductores, si los tienes: su contrato, sus permisos, su registro de jornada, el cuadrante de turnos y quién lleva cada coche en cada momento; y tú, si conduces;
• el dinero: la producción de cada plataforma atribuida a quien conducía, las nóminas con el variable del convenio, los gastos, las tarjetas de combustible y el efectivo;
• el control: las multas con su plazo para identificar al conductor, las discrepancias entre lo que dicen las plataformas, las tarjetas y los turnos, el cumplimiento de cada coche y cada conductor, y los informes;
• y dos portales: Mi negocio, donde ves lo que ingresa, cuesta y deja tu negocio cada mes y cada coche, y Mi turno, el de tus conductores en el móvil (y el tuyo, si conduces).

Unas siglas que salen desde el principio: VTC es el arrendamiento de vehículos con conductor (la autorización de los coches que trabajan con Uber, Bolt, Cabify o FREENOW); la ITV, la inspección técnica del vehículo; y el titular eres tú: quien tiene a su nombre los coches y la autorización o la licencia, y el empleador de tus conductores.

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   La barra lateral lleva a cada sección, agrupadas por áreas: General (con Mi negocio), Operación, Flota, Personas, Economía y Control.
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   El buscador encuentra una matrícula, un conductor, una multa o un gasto desde cualquier pantalla (también con ⌘K o Ctrl+K).
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   Crear da de alta una asignación, una incidencia, un gasto, una multa, un coche… sin salir de donde estás.
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   La campana con tus avisos: la multa que hay que identificar, lo que caduca, una solicitud de vacaciones… (ver Los avisos).
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   Tu usuario («Titular · administrador»): tu perfil, el idioma y el tema, los avisos, la conexión con Claude, Usuarios, Configuración, Auditoría y la salida.
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   Tu día: lo que te toca hoy, antes que nada (ver Panel).
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   El menú Ayuda abre este manual —en el capítulo de la pantalla en la que estás— y la ayuda de la pantalla.

#Para quién es

FleetPilot Autónomos está pensado para tres maneras de llevar un negocio pequeño, y sirve igual para las tres:

Si conduces tú, eres el titular que conduce: tienes tu ficha de conductor para que se te asignen coches y se te atribuyan viajes, repostajes y multas, pero sin contrato, nómina ni fichajes, porque no eres asalariado de nadie. Todo lo que cambia está en Si conduces tú.

#Lo que hace y lo que no

FleetPilot Autónomos es la misma aplicación que usan las gestoras de flotas, ajustada a un negocio de uno a tres coches:

• Tú eres el titular y el administrador. Tu negocio es el único titular de la cuenta, así que no hay que elegirlo al dar de alta un coche, una tarjeta o un gasto. Lo que en una empresa grande se reparte entre tráfico, flota, recursos humanos y administración, aquí lo haces tú (y lo laboral, si quieres, tu gestoría).
• Una sola sede. No hay delegaciones: todo lo que ves es de tu negocio.
• Hasta 3 coches. FleetPilot Autónomos no deja tener más de tres coches que no estén de baja. Para cambiar un coche, da de baja el viejo y luego da de alta el nuevo.
• Talleres externos. Llevas tus coches a talleres de fuera: en Taller anotas las órdenes de trabajo, la ITV y los peritajes, con su coste.
• Sin precio dentro. La aplicación no cobra nada ni enseña precios.

#Quién entra en tu cuenta

Una cuenta tiene como mucho 2 usuarios de oficina: tú y tu gestoría. Los conductores de «Mi turno» no cuentan: puedes darles acceso a todos. Los usuarios se crean en Usuarios; cómo entra cada uno, en Crea tu cuenta y entra.

#Cómo está organizada la aplicación

La barra lateral agrupa las secciones por áreas, en el orden en que trabajas: lo de hoy, la calle, los coches, las personas, el dinero y el control. Cada sección es un capítulo de este manual con el mismo nombre y el mismo icono.

#El mes de tu negocio

Así encaja tu trabajo a lo largo de un mes. Cada paso es una sección de la aplicación y un capítulo de este manual (pulsa en cualquiera para ir a él):

#Cada hecho, a quien tenía el coche

La idea que une toda la aplicación es la atribución: cada viaje, cada repostaje con tarjeta, cada trayecto del GPS y cada multa se asigna al conductor que tenía el coche en ese instante. No al conductor «habitual» ni al que lo tenía a final de mes, sino al de ese momento exacto, según el cuadrante:

• manda la cobertura del día (quien hizo ese turno en lugar del fijo) sobre la asignación fija;
• cada asignación vale desde su hora de inicio y hasta su hora de fin, sin incluirla: el minuto en que termina ya es del siguiente;
• lo que no se puede atribuir (un coche sin nadie asignado, un viaje fuera de cualquier turno) queda sin asignar, con su motivo, para que lo revises en Producción.

De ahí salen la nómina de cada conductor (solo con sus viajes), el conductor que se propone para una multa, el efectivo que debe ingresar y lo que deja cada coche en Mi negocio. Por eso es tan importante que el Cuadrante esté al día. Si conduces tú, se te atribuye lo tuyo igual que a cualquiera.

#Las cuentas de la demostración

Las capturas de este manual son de la demostración, con cuatro autónomos ficticios, el conductor de una de ellas y su gestoría. En la pantalla de acceso de la demo, un clic en cada persona entra con su cuenta (ver Crea tu cuenta y entra):

#Por dónde empezar

Si es la primera vez que entras, lee antes Crea tu cuenta y entra y La pantalla y lo que es común: ahí está lo que funciona igual en todas las secciones (buscar, filtrar, abrir una ficha, rellenar un formulario).

#En el ordenador y en el móvil

FleetPilot Autónomos funciona en el navegador, sin instalar nada, y se adapta al tamaño de la pantalla. En el móvil, la barra lateral se esconde en un cajón y los listados pasan a tarjetas. Tus conductores tienen Mi turno, pensado para el móvil: fichar, revisar el coche, ver lo que llevan ganado y firmar sus documentos.

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   El menú abre el cajón con las secciones.
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   Tu día y, debajo, los bloques del panel, uno detrás de otro.

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   Sin barra lateral: el conductor solo tiene su portal, con la ayuda, sus avisos, el idioma y su menú.
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   Sus pestañas: hoy, ganancias, gestiones, firmas y jornada (ver Mi turno).

#Cómo leer este manual

• Capturas con marcas. Cada captura es de la aplicación real. Los números 1 señalan las partes que se explican debajo, en la leyenda. Pasa el ratón por una marca o por su línea de la leyenda y la zona se resalta en la captura; pulsa la captura para verla a pantalla completa.
• Rótulos de la pantalla. Lo que ves escrito en un botón, una pestaña o un campo aparece así: Crear, Guardar. Las teclas, así: ⌘K.
• Pasos. Las tareas se cuentan paso a paso en recuadros numerados, con lo que pasa al final.
• Recuadros de color. Los consejos, en verde; lo importante, en ámbar; la normativa (con la norma y su artículo), con una franja a la izquierda; cómo se calcula una cifra, con un ejemplo con números; los ejemplos con los datos de la demo; y lo que ve cada uno (tú, tu gestoría, tus conductores), con un candado.
• Siglas. Las del oficio (VTC, ROTT, ITV, DGT, RC, ZBE, PMR…) se explican la primera vez que salen en cada capítulo y están todas en el Glosario.
• Buscar. El buscador de la izquierda (o la tecla /) encuentra cualquier palabra en todo el manual.
• Imprimir. Imprimir o guardar en PDF, abajo a la izquierda, saca el manual en papel o en PDF, cada capítulo en su página.

#Cómo está organizado este manual

Después de estos primeros pasos, cada capítulo corresponde a una sección de la barra lateral, en el mismo orden y con el mismo icono, más Si conduces tú, junto a Conductores. Al final, los anexos: el conector de Claude, las integraciones, la normativa y el glosario.

Para empezar a usar FleetPilot Autónomos te creas tu cuenta tú mismo desde la pantalla de acceso, en tres pasos y sin instalar nada. Esa cuenta es tu negocio: tú eres su titular y su administrador. Después, si quieres, das acceso a tu gestoría y a tus conductores, cada uno con su usuario (su email y su contraseña):

• tú entras en el Panel, con todas las secciones, Mi negocio y, si conduces, Mi turno;
• tu gestoría, con el perfil «Gestoría laboral», entra en Conductores y solo ve lo laboral (conductores, jornada y nóminas);
• tus conductores entran directamente en Mi turno, su portal, y solo ven lo suyo.

#La pantalla de acceso

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   Email: el de tu cuenta (el que pusiste al crearla, o el que te dio tu administrador).
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   Contraseña. El ojo de la derecha la muestra u oculta mientras la escribes.
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   Entrar (o la tecla Intro en la contraseña) abre tu cuenta.
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   Crea tu cuenta: el alta de tu negocio en tres pasos (más abajo).
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   Cuentas de demostración: en la demo, un clic en una persona entra directamente con su cuenta.
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   Idioma de la aplicación (castellano o inglés), ya desde la pantalla de acceso.
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   Cambia entre modo claro y oscuro.

Debajo de las cuentas, un aviso recuerda que los autónomos, los conductores, los vehículos y los viajes son ficticios y que las integraciones funcionan en modo simulado. Un clic en el logotipo abre la web de FleetPilot Autónomos. En un móvil desaparece la presentación de la izquierda: queda el formulario con el logotipo arriba y, debajo, las cuentas.

#Crea tu cuenta

Crea tu cuenta abre el alta de tu negocio, en tres pasos: Tú, Tu negocio y Tu acceso. También se llega con el enlace directo /acceso?alta=1. No se pide ningún pago ni se enseña ningún precio: al terminar, la cuenta queda creada y entras directamente.

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   Crea tu cuenta: FleetPilot Autónomos para tu VTC o tu taxi, con hasta 3 coches.
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   Los tres pasos: el actual resaltado y los hechos con su marca.
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   Tu nombre y tus apellidos (el segundo, opcional): los de la persona titular del negocio.
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   Tu DNI o NIE, con su letra: FleetPilot comprueba que la letra cuadra. Eres el titular de los coches y de la autorización o la licencia.
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   Siguiente pasa al paso 2 si no falta nada; Ya tengo cuenta vuelve a la pantalla de entrar.

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   Tu actividad: VTC (autorización de arrendamiento de vehículos con conductor) o taxi (licencia municipal).
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   El nombre de tu negocio, opcional: si lo dejas vacío, se usa el tuyo.
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   La comunidad de tu autorización o tu licencia: decide las reglas que se aplican (permiso del conductor, festivos, hojas de reclamaciones).
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   El municipio; la provincia, la dirección y el código postal son opcionales.
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   ¿Conduces tú? Si lo marcas, tendrás tu ficha de conductor y «Mi turno», sin contrato, nómina ni fichajes (ver Si conduces tú).

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   Tu email: será tu usuario para entrar.
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   Tu contraseña, de al menos 8 caracteres (el ojo la muestra).
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   Aceptar las condiciones de uso y el tratamiento de tus datos para crear y usar la cuenta.
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   Lo que se crea: tu negocio con su titular (tú), su sede y tu usuario de administrador.
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   Crear mi cuenta la crea y entra; Atrás vuelve al paso anterior sin perder lo escrito.

Lo que queda preparado. Al crear la cuenta, FleetPilot Autónomos deja listos los datos de tu empresa (tu nombre o el de tu negocio, tu NIF y tu contacto, que salen en tus facturas), tu sede en tu municipio y tu comunidad, tu ficha de titular (tú, como persona física), tu usuario de administrador y, si conduces, tu ficha de conductor de titular que conduce, enlazada con tu usuario. También vienen las plataformas (Uber, Bolt, Cabify, FREENOW…), los turnos de día, noche y completo (y los del taxi), el convenio VTC de Madrid con su variable de modelo, los festivos y los avisos legales para tus conductores. Lo que falta lo añades tú: tus coches en Vehículos, tus conductores en Conductores, tus credenciales de cada plataforma en Integraciones y, si quieres, el usuario de tu gestoría en Usuarios.

#Entrar con tu cuenta

Si el email o la contraseña no son correctos, FleetPilot lo dice debajo del formulario: «Usuario o contraseña no válidos» (revisa los dos campos; en la contraseña cuentan las mayúsculas). Si el aviso es «No se pudo conectar con el servidor», el problema es de conexión, no de tus datos.

#Las cuentas de demostración

En la demostración, bajo el formulario están los cuatro autónomos de ejemplo, el conductor de María y su gestoría. Un clic en una de ellas entra directamente; si prefieres escribirlo, el email es el nombre de pila seguido de @fleetpilot.demo (por ejemplo, tomas@fleetpilot.demo) y la contraseña de todas, demo1234. También se entra con un enlace: ?demo=maria (o tomas, rosa, khalid, david, pilar) al final de la dirección de la demo abre esa cuenta sin pasar por el formulario.

#Si olvidas la contraseña

La pantalla de acceso no tiene un enlace para recuperar la contraseña. Las de tu gestoría y tus conductores las cambias tú en Usuarios, con Restablecer en la ficha de cada uno (al menos 8 caracteres; FleetPilot puede generarla): comunícasela de forma segura, porque la anterior deja de funcionar en el acto. Si un usuario se desactiva, ya no puede entrar, pero su nombre se conserva en lo que firmó o anotó.

#Tu menú de usuario

Arriba a la derecha está tu botón de usuario: tus iniciales, tu nombre y tu acceso («Titular · administrador»). Al pulsarlo se abre tu menú, con tu nombre y tu email arriba. A su izquierda, la campana con tus avisos (ver Los avisos).

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   Mi perfil: tus datos, el idioma y el tema.
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   Preferencias de avisos: qué avisos te llegan a la campana y cuáles también por correo.
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   Conectar con Claude: trabajar con FleetPilot desde un chat con Claude, como tú y con tus permisos (ver Conectar con Claude).
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   La administración de tu cuenta: Usuarios (tu gestoría y tus conductores), Configuración (los datos de tu negocio y las integraciones) y Auditoría.
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   Cerrar sesión te devuelve a la pantalla de acceso.

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   Cargo: en tu caso, titular de la autorización VTC o de la licencia.
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   Acceso: «Titular · administrador».
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   Idioma: ES (castellano) o EN (inglés). Cambia toda la aplicación al momento.
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   Tema: claro (el sol), «Del sistema» (el de tu ordenador o tu móvil) u oscuro (la luna).

En el ordenador tienes el idioma y el tema también en la barra superior, a un clic: el globo con las letras del idioma y la luna (en modo oscuro, el sol). En el móvil no caben: se cambian desde Mi perfil. Se recuerdan en este navegador; si entras desde otro ordenador o desde el móvil, elígelos también allí. Solo cambia la aplicación: los datos (nombres, matrículas, conceptos de los gastos…) no se traducen.

#Cómo entran tu gestoría y tus conductores

Sus usuarios los creas tú en Usuarios: el de tu gestoría con el perfil «Gestoría laboral», y el de cada conductor desde su ficha de Conductores (o al invitarle a incorporarse, en Incorporaciones), enlazado con su persona. Tu gestoría ve la barra lateral con solo tres secciones (Conductores, Jornada y Nóminas). Tus conductores no tienen secciones de gestión: FleetPilot les abre Mi turno a pantalla completa, sin barra lateral, en cuanto entran. Arriba, una cabecera con el logotipo, la Ayuda, la campana de avisos, el idioma y su menú (con sus preferencias de avisos y la salida).

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   En el móvil, la cabecera deja solo los iconos: ayuda, avisos, idioma y su menú.
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   El saludo con la fecha; debajo, lo que tenga pendiente y el fichaje (ver Mi turno).

Tus conductores pueden instalar el portal en el móvil como una aplicación más, con su icono: desde el navegador del móvil, «Añadir a pantalla de inicio» (o «Instalar la aplicación»). Si tú conduces, «Mi turno» no se abre a pantalla completa: está en tu barra lateral, junto al Panel y Mi negocio (ver Si conduces tú).

#Cerrar la sesión

Todas las secciones de FleetPilot Autónomos comparten la misma estructura y las mismas piezas: la barra lateral para moverte, la barra superior con el buscador y el botón para crear, listados que se buscan y se filtran igual, fichas que se abren a la derecha y formularios con los mismos botones. Lo que aprendas aquí te sirve en cualquier pantalla. La excepción es Mi turno de tus conductores, que se abre a pantalla completa, sin barra lateral (ver Mi turno).

#Las partes de la pantalla

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   Barra lateral: las secciones, agrupadas por áreas. La sección en la que estás queda resaltada.
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   El título de la sección y el buscador global (también con ⌘K en Mac o Ctrl+K en Windows).
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   Ayuda de la pantalla en la que estás (también con la tecla F1).
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   Crear: da de alta una asignación, una incidencia, un gasto, una multa… desde cualquier pantalla.
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   El idioma (el globo: castellano o inglés) y el tema (la luna pasa al modo oscuro; en modo oscuro, el sol vuelve al claro).
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   La campana con tus avisos; si tienes alguno sin leer, un número rojo encima.
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   Tu menú de usuario, con tu nombre y tu acceso debajo (ver Crea tu cuenta y entra).
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   Menú Ayuda, fijo al pie de la barra lateral: este manual y la ayuda de la pantalla.

#La barra lateral

Las secciones están agrupadas por áreas, en el orden en que trabajas:

Tu gestoría solo tiene Conductores, Jornada y Nóminas. Si la lista no cabe, la barra se desplaza; el menú Ayuda se queda siempre al pie. Debajo del logotipo, el nombre de tu negocio. Al cambiar de sección, la pantalla que dejas vuelve a su estado inicial: si habías buscado o filtrado algo, al volver lo encuentras sin filtrar. En una tableta o una ventana mediana, la barra se estrecha y deja solo los iconos (al dejar el ratón encima sale el nombre).

#Buscar cualquier cosa

El buscador global de la barra superior encuentra, desde cualquier pantalla, tus vehículos (por matrícula, bastidor, marca o modelo), tus conductores (por nombre, código, o el teléfono y el email de las plataformas), multas (por número, expediente o matrícula), siniestros, reservas, facturas, gastos, tarjetas (por sus cuatro últimas cifras), autorizaciones y documentos (por su nombre o su nota).

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   Escribe al menos dos letras o cifras; los resultados aparecen solos mientras escribes. Una matrícula, con o sin espacio.
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   Cada resultado con lo que lo identifica. Púlsalo para ir a su sección con la ficha abierta.
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   Los resultados salen agrupados por sección: aquí, los gastos del coche (un lavado y las cuotas de renting)…
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   …su tarjeta de combustible, por sus cuatro últimas cifras…
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   …y su autorización VTC, que lleva la matrícula del coche adscrito.

#Crear algo nuevo

El botón Crear de la barra superior da de alta, sin salir de donde estás, lo más habitual: abre el mismo formulario que el botón «Nuevo…» de su sección y, al guardarlo, te lleva a ella. Si cancelas el formulario, no se crea nada y sigues donde estabas.

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   La operación: una reserva, una asignación de coche y turno (Cuadrante) y una ausencia.
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   Los coches: una incidencia, un siniestro y una orden de taller.
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   Un gasto con su factura y una multa recibida.
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   Las altas: un conductor, la invitación a un candidato y un vehículo.

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   Marcar todos como leídos los da por vistos de una vez. Arriba, cuántos tienes sin leer y las preferencias.
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   Un aviso nuevo (el punto azul): qué ha pasado, a qué ficha se refiere y hace cuánto llegó. Púlsalo para abrir la ficha.
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   Las multas recibidas, con el plazo para identificar al conductor (Multas).
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   Al pie, si el correo está activo (en la demostración, no).

#Los avisos (la campana)

La campana de la barra superior reúne los avisos que son para ti: no es todo lo que pasa en tu negocio (eso está en el Panel y en Cumplimiento), sino lo que te toca resolver:

Un número rojo sobre la campana dice cuántos tienes sin leer. Pulsa un aviso para abrir su ficha y queda leído. En tu menú de usuario, Preferencias de avisos elige, para cada tipo, si lo quieres En la app (la campana), Por correo o de las dos maneras; si apagas los dos, ese aviso no se crea (lo que avisa sigue en su sección y en el Panel). Los de caducidades se crean una vez al día, con los días de antelación que fijas en Configuración.

#La ayuda: este manual y la ayuda de cada pantalla

Hay dos tipos de ayuda dentro de FleetPilot Autónomos:

• Este manual, que se abre desde el menú Ayuda del pie de la barra lateral: directamente en el capítulo de la pantalla en la que estás, en tu idioma, o desde la portada (Manual de usuario).
• La ayuda de la pantalla: el botón Ayuda de la barra superior (o la tecla F1, o Guías interactivas en el menú del pie) abre a la derecha un panel que cuenta en un párrafo qué es la sección, con el enlace a su capítulo del manual, y sus guías interactivas: cada guía se reproduce paso a paso sobre la propia pantalla. En «Mi turno», el botón está en la cabecera.

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   Dónde estás: qué es la sección y qué hay en ella, en un párrafo.
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   El enlace al capítulo de esta sección en el manual.
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   Las guías interactivas de la sección, con sus pasos: ▶ reproduce cada una sobre la propia pantalla.

#La ayuda ⓘ de las cifras y las siglas

Junto a muchos indicadores, bloques y siglas (ITV, CVF, PMR, SOV, DEV…) hay un pequeño ⓘ, «¿Qué es esto?». Al pulsarlo se abre una explicación en tres partes: qué muestra, cómo se calcula (con un ejemplo) y cómo leerlo (qué hacer con la cifra o qué queda fuera). Es la forma más rápida de saber de dónde sale un número.

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   Qué muestra la cifra.
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   Cómo se calcula, con un ejemplo.
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   Cómo leerlo: qué significa y qué hacer. Pulsa fuera (o Esc) para cerrarla.

#Los listados

Casi todas las secciones empiezan con un listado: vehículos, conductores, multas, gastos… Todos funcionan igual. Este es el de Vehículos.

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   Indicadores de la sección, cada uno con su ⓘ.
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   Buscador del listado: filtra por cualquier palabra de las columnas.
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   Exportar CSV: descarga lo que ves para abrirlo en una hoja de cálculo.
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   Algunas secciones tienen más filtros (aquí, por combustible, servicio, régimen…).
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   El botón para dar de alta un registro de la sección.
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   Filtros rápidos con su recuento. Pulsa uno para ver solo esas filas; la fila de filtros se desplaza de lado.
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   Cabeceras: pulsa una para ordenar por esa columna; otra vez, para invertir el orden.
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   Cada fila es un registro; púlsala para abrir su ficha.

#Las fichas

Al pulsar un registro se abre su ficha en un panel que entra por la derecha, sin perder el listado de detrás. Todas siguen el mismo esquema: una cabecera con el nombre y las acciones, a menudo una banda con las cifras principales, y pestañas con la información agrupada. Esta es la de un coche; el detalle de cada pestaña está en el capítulo de su sección (Vehículos).

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   La cabecera: el servicio (VTC o taxi), el estado y el nombre, y debajo lo que lo identifica.
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   Editar y Más opciones (las acciones propias de cada registro).
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   Cerrar la ficha (también con Esc o pulsando fuera de ella).
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   Pestañas: cada una agrupa una parte de la información; el número dice cuántos registros hay dentro. Si no caben, se desplazan de lado.
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   La banda de cifras: lo esencial de un vistazo.
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   Un aviso de lo que hay que atender en ese registro, con dónde se resuelve.

Casi todas las fichas tienen la pestaña Documentos (el permiso de circulación de un coche, la póliza, el contrato firmado de un conductor, las fotos de un siniestro, la factura de un gasto…: Subir documentos o arrástralos a la ventana, hasta 20 MB por fichero) y la pestaña Cambios: quién dio de alta o cambió ese registro, cuándo y qué campos, desde la app o desde Claude. Los enlaces de una ficha (el conductor de un coche, la póliza, la autorización) abren la ficha relacionada encima; al cerrarla, vuelves a la anterior. Si cambias algo en una ficha, al cerrarla el listado de detrás se actualiza solo.

#Los formularios

Para crear o cambiar un registro se usa un formulario en una ventana. Todos se rellenan y se guardan igual, y muchos comprueban en vivo lo que escribes con las mismas reglas que aplicará la base de datos, para que sepas antes de guardar si se puede (un ejemplo con capturas, la nueva asignación de un coche, en Cuadrante).

#En el móvil y la tableta

En un móvil (o una ventana estrecha) FleetPilot Autónomos reorganiza la pantalla: la barra lateral se esconde en un cajón, la barra superior deja solo iconos, los indicadores y los filtros se desplazan de lado, los listados se convierten en tarjetas (una por registro) y las fichas y los formularios ocupan toda la pantalla. El idioma y el tema se cambian desde Mi perfil.

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   El menú abre el cajón con las secciones; al final, las de administración.
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   Buscador, ayuda, Crear, la campana de avisos y tu menú, en iconos.
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   Los indicadores y los filtros se desplazan de lado.
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   Cada registro es una tarjeta; púlsala para abrir su ficha a pantalla completa.

Atajos de teclado (en el ordenador):

Tecla	Qué hace
⌘K · Ctrl+K	Abre el buscador global
F1	Abre la ayuda de la pantalla (también en «Mi turno»)
Esc	Cierra la ficha abierta, un menú o la búsqueda
Intro	En la pantalla de acceso, desde la contraseña, entra

Enlaces directos. La dirección admite ?seccion=multas (la clave de cada sección es la de su capítulo en este manual: #cuadrante, #vehiculos…), &lang=es o &lang=en y &tema=dark o &tema=light, útiles para guardar un marcador.

El Panel es la portada de FleetPilot Autónomos. No se edita nada en él: reúne lo que hay que mirar hoy y lleva, con un clic, a la ficha o a la sección donde se resuelve. Tiene tres partes:

• Tu día: el resumen de lo que te toca hoy: tu negocio, tu turno si conduces, la operación del día, las reservas, las caducidades de la semana, las multas por identificar, las discrepancias graves, las incidencias urgentes, la administración, la producción y el taller. Es el mismo resumen que te puede llegar por correo cada mañana y el que te da Claude si se lo preguntas.
• Los indicadores: seis tarjetas con las cifras clave del momento (coches en servicio, neto del mes, turnos sin cubrir, conductores trabajando, caducidades vencidas y multas por identificar).
• Los bloques por área: flota, producción, operación, caducidades y plazos, conductores, multas, discrepancias, economía y cumplimiento.

Todo lo calcula la base de datos con reglas fijas (no hay inteligencia artificial en las cifras) y sobre tu negocio. Se actualiza solo cada 5 minutos; el botón Actualizar lo hace al momento.

#Tu día

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   El saludo con la fecha y tu nombre. A la derecha, cuándo se actualizó y el botón Actualizar.
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   Mi negocio: tus coches y el neto de la semana. Lleva a Mi negocio.
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   Operación de hoy: coches sin conductor, ausencias de hoy, solicitudes de ausencia por aprobar y coberturas. Cada cifra abre el Cuadrante.
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   Multas por identificar, con los días que quedan del plazo de 20 días (en rojo, las vencidas). Ver Multas.
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   Caducidades de la semana: lo que vence o ha vencido (ITV, seguros, mantenimientos, plazos de multas, permisos de tus conductores…), lo más urgente primero.
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   Discrepancias graves: los cruces de datos que hay que revisar ya (alguien que trabajó sin fichar, un repostaje fuera de turno…). Ver Discrepancias.
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   Producción: el neto y los viajes de ayer y de los últimos 7 días, y los viajes sin asignar a ningún conductor.
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   Administración (gastos por validar, efectivo de más, pagos de las plataformas pendientes) y Taller (coches en un taller externo y entradas previstas).

Cada línea de «Tu día» abre su ficha (la multa, la discrepancia, el coche con la ITV a punto de caducar…) y cada Ver todo lleva a la sección con el filtro puesto. Arriba a la derecha, si tienes avisos sin leer, un botón los abre (los mismos de la campana), y Plegar lo recoge si quieres ir directo a los indicadores: FleetPilot lo recuerda la próxima vez.

Si conduces tú, «Tu día» empieza con el bloque Mi turno: el coche y el turno que llevas hoy, tu neto y tus viajes de ayer y los documentos que tengas por firmar. Lo lleva a Mi turno.

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   Mi turno: su coche y su turno de hoy, su neto y sus viajes de ayer y lo que tiene por firmar.
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   Mi negocio: sus dos coches y el neto de la semana de los dos.
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   Después, lo mismo que cualquier autónomo: la operación de hoy (aquí, la cobertura de su coche en su día libre), las multas, las caducidades…

#Los indicadores

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1. 1
   En servicio ahora: coches operativos cuyo conductor de este momento ha fichado la entrada (o ha vuelto de una pausa) en las últimas 20 horas. Debajo, cuántos operativos hay y cuántos en el taller.
2. 2
   Neto del mes: lo que han pagado las plataformas tras su comisión, del día 1 a hoy, con la variación frente a los mismos días del mes anterior.
3. 3
   Turnos sin cubrir hoy: turnos de tus coches sin nadie que los conduzca (un fijo que libra o está ausente sin cobertura, un turno sin asignar). Se arregla en el Cuadrante.
4. 4
   Conductores trabajando según sus fichajes, de los contratados, y cuántos están ausentes hoy.
5. 5
   Caducidades vencidas: lo vencido o lo que impide trabajar (de tus coches, tu autorización o licencia, tus pólizas, tus conductores y tus multas); debajo, lo próximo.
6. 6
   Multas por identificar: cuyo conductor aún no has comunicado al organismo; debajo, las que vencen en 5 días o ya han vencido.

Cada indicador lleva su ⓘ (¿Qué es esto?) con lo que muestra, de dónde sale con un ejemplo y cómo leerlo, y se pulsa para ir a la sección que lo explica.

#Los bloques por área

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1. 1
   Flota hoy: operativos, en servicio, libres, en el taller, parados y sin conductor, con el reparto en un anillo y el estado según la telemática. Cada cifra lleva a Vehículos o al Mapa.
2. 2
   Producción: hoy, ayer y el mes, el neto por día del mes frente al anterior y el reparto por plataforma (Uber, Bolt, Cabify, FREENOW…).
3. 3
   Operación de hoy: turnos sin cubrir, coches sin conductor, ausencias, coberturas y reservas, con los turnos sin cubrir uno a uno.
4. 4
   Conductores: trabajando, contratados, en bolsa, de baja, bajas del mes, riesgo alto y los mejores del mes por neto por hora.
5. 5
   Caducidades y plazos: graves, próximas, de esta semana e informativas, con lo más urgente.

Más abajo siguen los bloques de multas (por identificar, fuera de plazo, que vencen en 5 días, con pronto pago que acaba y los próximos plazos, cada uno con el conductor propuesto), discrepancias por gravedad y por tipo, economía (pagos de las plataformas pendientes, efectivo por ingresar, gastos por validar y facturas por cobrar) y cumplimiento (el porcentaje de fichas sin faltas graves y un semáforo para tus vehículos, tus autorizaciones y pólizas y tus conductores).

#En el móvil

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1. 1
   Arriba, el menú (la barra lateral se abre como un cajón), la búsqueda, la ayuda, Crear, los avisos y tu usuario.
2. 2
   Tu día, con sus bloques uno debajo de otro; después, los indicadores y los bloques por área.

En el móvil el Panel se apila en una sola columna: primero «Tu día» y después los indicadores y los bloques. Es la forma más rápida de empezar la mañana fuera de la oficina —o antes de salir con el coche, si conduces—: mira los turnos sin cubrir y las multas que vencen, y entra con un toque en la ficha.

En una tableta, la barra lateral se queda en iconos y los bloques van de dos en dos. Ver La pantalla y lo que es común.

#Consejos

• Activa el «Resumen del día» por correo en Preferencias de avisos (tu menú de usuario): recibes «Tu día» cada mañana sin abrir la aplicación.
• Usa las cifras como atajos: pulsar «Multas por identificar» abre Multas ya filtradas por plazo.
• Si una cifra no cuadra, abre su ⓘ: explica exactamente qué cuenta y qué deja fuera.
• Pregúntale a Claude lo mismo con tus palabras («¿qué coche se queda sin conductor el domingo?»); responde con tus permisos (ver Conectar con Claude).

Mi negocio es la foto económica de tu negocio: lo que producen tus coches, lo que cuestan y lo que te queda, mes a mes y coche a coche, junto con lo que puede afectar a lo que trabajan (una ITV que caduca, una multa con plazo, un siniestro abierto). No se edita nada en él: lo calcula FleetPilot Autónomos con los viajes de las plataformas, las nóminas de tus conductores, las tarjetas de combustible, el taller, los seguros, el renting y los gastos que has validado.

Tiene cinco pestañas, a la izquierda: Resumen, Vehículos (tus coches y tus conductores), Mes a mes (la cuenta de cada mes y de cada coche), Flota (cumplimiento, multas y siniestros) y Documentos (tus autorizaciones o licencias y tus pólizas).

#Resumen

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1. 1
   Las cinco pestañas de Mi negocio; el número rojo de Flota cuenta lo que hay que atender (multas por identificar, siniestros abiertos).
2. 2
   Neto del mes de tus coches: lo que pagan las plataformas tras su comisión, con la variación frente a los mismos días del mes anterior (debajo, el detalle).
3. 3
   Resultado del último mes cerrado: ingresos menos costes y conductores, con su variación. Pulsa para ver la cuenta en Mes a mes.
4. 4
   Tus vehículos (cuántos en servicio) y tus conductores asalariados.
5. 5
   Últimos meses: el neto de cada mes (barras) y lo que le quedó a tu negocio (línea). El mes en curso es provisional.
6. 6
   El neto por plataforma este mes.
7. 7
   Para tener en cuenta: lo que caduca o hay que resolver en tu flota (mantenimientos, una multa con plazo, la ITV que vence, un siniestro abierto). Cada línea lleva a su sección.
8. 8
   Tus coches este mes, con su neto y su evolución; cada uno abre su ficha.

#Vehículos y conductores

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1. 1
   Cada coche: matrícula, distintivo ambiental, estado, modelo, combustible y km, y sus conductores fijos (D, turno de día; N, de noche).
2. 2
   El neto del mes con sus viajes y el margen del mes pasado (neto menos combustible, taller y su parte del coste de los conductores), con su evolución.
3. 3
   Sus papeles: ITV, seguro y visado, en verde si están en regla y en ámbar si caducan pronto.
4. 4
   Tus conductores: coche y turno, tipo de contrato y antigüedad, lo que llevan este mes y su valoración en las plataformas.

Cada coche abre su ficha con sus seis últimos meses (ingresos, costes y margen), su producción por plataforma y por conductor, su taller, sus siniestros y sus multas. Cada conductor abre su ficha de Conductores.

#Mes a mes

Mes a mes es la cuenta de tu negocio de cada mes: lo que han ingresado tus coches menos lo que han costado. No hay que preparar nada: la calcula FleetPilot Autónomos con lo que ya está en la aplicación. Por defecto se abre en el último mes cerrado; con las flechas pasas a los anteriores o al mes en curso (provisional).

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1. 1
   El mes: las flechas pasan al anterior o al siguiente.
2. 2
   Ingresos netos, costes y resultado del mes.
3. 3
   El desglose: ingresos brutos, comisiones de las plataformas, ingresos netos, conductores (nómina y Seguridad Social), combustible y carga, taller, seguros, renting y otros gastos.
4. 4
   El resultado y de dónde sale cada línea (si conduces tú, no cuentas nómina; los gastos, cuando están validados).
5. 5
   Por vehículo: lo que dejó cada coche, con sus ingresos, sus costes y su parte del coste de los conductores.
6. 6
   Últimos seis meses: ingresos, costes y resultado de cada uno; pulsa un mes para ver su cuenta.

#Si conduces tú

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1. 1
   En su coche, él mismo como conductor fijo de día: sus viajes cuentan en el neto del coche como los de cualquiera.
2. 2
   El otro coche, con su asalariado de noche.
3. 3
   Conductores: solo sus asalariados; él no sale aquí porque no tiene contrato ni nómina.

#Flota: cumplimiento, multas y siniestros

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1. 1
   Cumplimiento, Multas y Siniestros de tus coches, con cuántos hay.
2. 2
   Puntos en regla, por revisar pronto y por resolver.
3. 3
   Tu flota: conductores con permiso de conductor VTC, contratos firmados, conductores frente a autorizaciones y vehículos adaptados (PMR, para personas con movilidad reducida).
4. 4
   Cada vehículo: ITV, seguro con la responsabilidad civil de viajeros, autorización y visado, distintivo… cada punto con su ⓘ y la norma que lo pide.

En Multas están las de tus coches, con el conductor identificado, el plazo para identificarlo y quién la paga (la asume tu negocio o se le repercute al conductor); se gestionan en Multas. En Siniestros, los de tus coches con su culpa, su estado con la aseguradora, el coste y los días que el coche estuvo parado (Siniestros). La franquicia y la reparación que no cubre el seguro son un coste del coche y entran en «Mes a mes».

En Documentos, tus autorizaciones VTC o tu licencia de taxi (con el visado y el distintivo), las pólizas que cubren tus coches (con sus coberturas, la franquicia y la prima de cada coche) y los documentos de tus fichas, para verlos o descargarlos.

#Consejos

• Valida los gastos cada semana: hasta que no lo haces, no entran en la cuenta y el mes parece mejor de lo que es.
• Compara el margen de cada coche en Vehículos: un coche con mucho taller o pocos viajes se ve enseguida.
• Mira «Para tener en cuenta» a diario: una ITV o una póliza que caducan dejan el coche parado.

Mi turno es lo que ve un conductor tuyo al entrar en FleetPilot Autónomos: una aplicación a pantalla completa, sin barra lateral, hecha para usarla desde el móvil al empezar y al acabar el turno. Todo lo que hay es suyo: su coche, sus fichajes, sus viajes, su nómina, sus multas. La base de datos lo filtra por la persona enlazada a su usuario, así que un conductor nunca ve lo de otro ni nada de tu negocio.

Tiene cinco pestañas abajo: Hoy (fichar, revisar el coche, el coche y los permisos), Ganancias (producción, nómina del mes, efectivo y nóminas cerradas), Gestiones (gastos, incidencias, partes de accidente y vacaciones), Firmas (documentos para firmar en la pantalla) y Jornada (su registro de jornada). Arriba, la ayuda, los avisos, el idioma y su menú. En un ordenador se ve igual, con las pestañas a la izquierda.

Si conduces tú, también tienes «Mi turno», en tu barra lateral, pero más corto: sin fichar, sin firmas, sin jornada y sin nómina (ver Lo que cambia si conduces tú).

#Hoy: fichar y revisar el coche

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1. 1
   El saludo con la fecha; si tiene algo pendiente (documentos por firmar, una multa por responder, efectivo por ingresar), sale aquí debajo.
2. 2
   Fichar: el estado de su jornada (fuera, trabajando o en pausa) y el botón que toca ahora: Empezar la jornada, Hacer una pausa, Volver al trabajo o Terminar la jornada.
3. 3
   Revisión del coche antes de salir: Revisar el coche.
4. 4
   Tu coche: qué coche lleva hoy (o si cubre el de otro, o libra), con su turno y sus papeles. Más abajo, lo que lleva ganado y sus permisos.
5. 5
   Las pestañas, con un número rojo donde hay algo pendiente.

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1. 1
   Todo bien marca todos los puntos de una vez.
2. 2
   Cada punto: carrocería, luces, neumáticos, limpieza, documentación a bordo, elementos de seguridad (chaleco, luz V-16, extintor) y cuadro de mandos.
3. 3
   El nivel de combustible o batería; más abajo, los km y las fotos.

La revisión del coche son dos minutos y protege al conductor: las fotos y cualquier daño nuevo quedan en el peritaje del coche (ver Taller), con la fecha y quién lo llevaba. FleetPilot no deja anotar menos km que los últimos registrados.

#Ganancias y nómina del mes

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1. 1
   Producción, Nómina del mes, Efectivo y Mis nóminas (las cerradas, con su PDF).
2. 2
   El periodo: hoy, ayer, esta semana, este mes o el mes pasado.
3. 3
   Neto, viajes, horas conectado a las plataformas y efectivo cobrado.
4. 4
   El reparto por plataforma y los viajes del día uno a uno.

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1. 1
   Una simulación: la nómina definitiva se cierra a final de mes.
2. 2
   El fijo del mes, el variable a día de hoy, cuánta facturación le falta para empezar a cobrar variable y la proyección del mes a este ritmo.
3. 3
   Tu tramo de la escala: la facturación del mes, el porcentaje que le toca y lo que falta para el siguiente.

Más abajo, la nómina simulada desglosa la facturación por plataforma, la comisión según el tramo de la escala, el fijo, el salario base y los pluses del convenio, y el combustible y los km permitidos. Es el mismo cálculo que haces tú (o tu gestoría) en Nóminas, con los viajes que la base de datos le atribuye a él: los del coche mientras lo llevaba.

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1. 1
   Cuánto puede quedarse como máximo antes de ingresarlo.
2. 2
   En tu caja y Por ingresar; lo cobrado en efectivo en 90 días y la última entrega.
3. 3
   Cómo ingresarlo: con su tarjeta de ingreso en un cajero (tú lo concilias por sus cuatro últimas cifras). Ver Efectivo.
4. 4
   Lo cobrado en efectivo las últimas semanas y, debajo, sus entregas.

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1. 1
   Subir un gasto: la foto del ticket, qué ha pagado, el importe y la fecha. Lo validas tú en Gastos.
2. 2
   Avisar de una incidencia y Parte de accidente: te llegan a Incidencias y Siniestros.
3. 3
   Pedir vacaciones o días: tú las apruebas o las rechazas en el Cuadrante.
4. 4
   Sus gastos, sus incidencias y sus vacaciones y días, cada uno con su estado; y, si tiene, sus multas, con Responder.

#Firmas y jornada

En Firmas están los documentos que el conductor tiene que firmar y toda su documentación: la declaración de asignación de su coche, la entrega de una tarjeta (de combustible o de ingreso de efectivo), el recibo del efectivo, los anexos e instrucciones de trabajo, los avisos legales (protección de datos, geolocalización, normas de uso del vehículo…) y los reconocimientos de deuda. Se firman con el dedo en la pantalla, después de marcar «He leído el documento y estoy de acuerdo»; con la firma quedan guardados el momento y la huella del texto: la prueba de qué se firmó exactamente. Si un documento no es correcto, Rechazar lo devuelve con un motivo, que ves tú en su ficha.

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1. 1
   Por firmar: lo que espera su firma, con Leer y firmar (David lo tiene todo firmado).
2. 2
   Mi documentación, con el buscador y los filtros: pendientes, aportados, del alta, después del alta y avisos legales.
3. 3
   Cada documento con su versión, cuándo y por dónde se firmó y su estado; un toque lo abre con su texto, su firma y su PDF.

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1. 1
   El mes (con las flechas, los anteriores).
2. 2
   Descargar el registro: su registro del mes en PDF, el mismo que enseñarías a la Inspección de Trabajo.
3. 3
   Días trabajados, horas de trabajo, horas de presencia y pausas del mes.
4. 4
   Registro íntegro: sus fichajes del mes conservan su huella.
5. 5
   Cada día, con su entrada, su salida, el trabajo, las pausas y el tiempo conectado a las plataformas.

#Lo que cambia si conduces tú

Si conduces tú, eres el titular que conduce: tu ficha de conductor está enlazada con tu usuario y tienes Mi turno en la barra lateral, junto al Panel y Mi negocio (no a pantalla completa: sigues teniendo todas tus secciones). Pero como no eres asalariado de nadie, es un «Mi turno» más corto, con tres pestañas: Hoy, Ganancias (tu producción) y Gestiones.

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1. 1
   Solo tres pestañas: Hoy, Ganancias y Gestiones.
2. 2
   Conduces como titular: no fichas ni tienes nómina; tus viajes, repostajes y multas se te atribuyen como a cualquier conductor.
3. 3
   La revisión del coche, igual que tus conductores: te protege si aparece un daño.
4. 4
   Lo que llevas: tu neto de hoy, de ayer y del mes; Ver ganancias lleva a tu producción.
5. 5
   Tu coche y tu turno, con su ITV, su seguro y su autorización.
6. 6
   Tus permisos: el de conducir con sus puntos, el de conductor VTC y el DNI o NIE, con su caducidad.

El porqué, y todo lo demás que cambia, en Si conduces tú.

#Consejos

• Pide a tus conductores que fichen siempre desde el móvil, al subir y al bajar del coche: el registro es la prueba de sus horas.
• Que revisen el coche y hagan las fotos al empezar: si aparece un daño, se ve quién lo llevaba antes.
• Que suban los tickets el mismo día, con la foto nítida: te ahorra perseguir facturas a final de mes.
• La nómina simulada a mitad de mes les dice cuánto les falta para el siguiente tramo: es una buena conversación para el turno.

El cuadrante es el reparto de tus coches entre quienes los conducen. Cada coche sale uno o dos turnos al día y cada turno lo hace un conductor (o tú, si conduces). FleetPilot Autónomos lo organiza en cuatro piezas:

• Turnos: las plantillas de horario. Vienen hechas: D (día, de 06:00 a 16:00), N (noche, de 16:00 a 02:00), C (completo, de 08:00 a 18:00) y, para el taxi, TD y TN. Un coche a doble turno tiene un conductor de día y otro de noche; uno a turno único, uno solo.
• Asignaciones: el conductor fijo de un coche en un turno desde una fecha, con los días que libra cada semana (normalmente dos seguidos) y la declaración de asignación que firma el conductor. Se guardan con su historia: cada cambio cierra la anterior.
• Ausencias: vacaciones, IT (incapacidad temporal, la baja médica), permisos, asuntos propios, faltas, suspensiones y formación. Las pide el conductor desde Mi turno o las registras tú, y se aprueban aquí.
• Coberturas: el cambio de un solo día. Cuando el fijo libra o falta, otro conductor lleva el coche ese turno: un compañero que ese día no trabaja, un correturno (un conductor sin coche fijo que cubre libranzas y ausencias) o tú. Una cobertura sin conductor deja el coche parado ese turno.

Lo importante es lo que viene después: cada hecho se atribuye a quien tenía el coche en ese instante. Un viaje de Uber, un repostaje con la tarjeta, un trayecto del GPS o una multa se cargan al conductor de la cobertura de ese día o, si no la hay, al de la asignación. Por eso el cuadrante alimenta la producción de cada conductor (Producción), su variable (Nóminas), la identificación del conductor de una multa (Multas), los cruces de Discrepancias y lo que deja cada coche en Mi negocio.

#El cuadrante de la semana

Al abrir Cuadrante se ve la semana en curso: cada fila es un coche en un turno y cada columna, un día. En cada celda, quién conduce. De un vistazo se ven los turnos cubiertos, las coberturas y los huecos (turnos que nadie hace).

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1. 1
   Las cinco vistas: Semana, Mes, Asignaciones, Ausencias y Turnos.
2. 2
   Cubiertos hoy: de los turnos que se hacen hoy, cuántos tienen conductor (el fijo o el que cubre).
3. 3
   Huecos: turnos de hoy en adelante de esta semana sin conductor. Al tocarlo se activa Solo huecos.
4. 4
   Coberturas de la semana, Ausencias que dejan turnos por cubrir, Solicitudes de ausencia por aprobar y coches Sin conductor en ningún turno.
5. 5
   La semana: las flechas pasan a la anterior o la siguiente.
6. 6
   El buscador y Solo huecos, que deja solo los coches con algún turno por cubrir. La ⓘ de al lado explica los colores.
7. 7
   Una cobertura (cian, con flechas): Sergio N. lleva el Kia el miércoles, que libra la fija, Laura P.
8. 8
   Un día pasado sin cubrir («—», apagado): el coche no salió. Lo pasado ya no se cambia.
9. 9
   Un hueco (rojo): hoy libra Sergio N., el fijo del Tesla, y nadie le cubre.

La columna de hoy va resaltada. Cada coche ocupa tantas filas como turnos tiene en la semana.

#Cubrir un hueco

Toca cualquier celda de hoy en adelante y se abre la hoja de acciones de ese coche, turno y día: Cubrir este día (o Cambiar el conductor este día en una celda con conductor), Ver la asignación, Ver al fijo y Ver el coche; según la celda, también Cambiar o quitar la cobertura, Asignar un conductor fijo o Ver la ausencia. En un día pasado no hay acciones de cambio: lo que pasó ya está atribuido.

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1. 1
   Qué se cubre y por qué: el coche, el turno, el día y que el fijo libra (o está ausente, o el coche no tiene fijo).
2. 2
   Para buscar por nombre, código o matrícula entre tus conductores contratados.
3. 3
   Los que pueden: aquí, David, fijo del Toyota de día, que el domingo libra; y el propio fijo, si quiere trabajar su día libre.
4. 4
   Los que ya trabajan ese día salen al final, apagados, y no se pueden elegir («ya trabaja: …»).
5. 5
   Motivo; si se deja vacío, FleetPilot anota «Libranza del conductor fijo» o «Ausencia del conductor fijo».
6. 6
   Dejar el coche parado: el coche no sale ese turno.
7. 7
   Cubrir guarda la cobertura (en la captura no se ha pulsado).

Para deshacer una cobertura, toca la celda y elige Cambiar o quitar la cobertura: en el mismo diálogo aparece Quitar la cobertura, que devuelve el turno al fijo (o lo deja como hueco si libra).

#El mes de un vistazo

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1. 1
   El mes: las flechas pasan al anterior o al siguiente.
2. 2
   El buscador y Solo huecos, igual que en la semana.
3. 3
   Los huecos del mes, de hoy en adelante.
4. 4
   Hoy, enmarcado. Cada casilla lleva las iniciales de quien conduce: en azul el fijo, en verde azulado oscuro una cobertura.
5. 5
   Un hueco («!» en rojo). Pasa el ratón por encima para ver el detalle o toca la casilla para sus acciones.

El mes sirve para planificar: dónde se acumulan las libranzas sin cubrir, qué semanas tienen vacaciones aprobadas y qué coches se quedan sin conductor. Las coberturas se suelen poner con pocos días de antelación, por eso las semanas siguientes salen con «!» hasta que las cubres.

#Las asignaciones

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1. 1
   Activas: asignaciones en vigor ahora mismo. Un coche a doble turno tiene dos.
2. 2
   Sin declaración (el conductor no ha firmado la declaración de asignación) y Sin libranza (el cuadrante le cuenta los siete días y no enseña sus huecos).
3. 3
   Cambios del mes: asignaciones que han empezado este mes (altas, cambios de coche o de turno, relevos).
4. 4
   Los filtros: Activas, Declaración pendiente, Sin libranza, Finalizadas (el histórico) y Todas.
5. 5
   Libranza y periodo: los días que libra cada semana, desde cuándo y, si ha terminado, hasta cuándo y por qué.
6. 6
   Declaración: firmada o pendiente (solo en las activas).
7. 7
   Nueva asignación: un conductor fijo para un coche y turno.

Cada fila es una asignación: el conductor, el vehículo, el turno con su franja, la libranza (L, M, X, J, V, S, D) y el periodo. Las asignaciones no se borran: cuando un conductor cambia de coche o se va, la suya se cierra con fecha y hora y queda en Finalizadas. Así siempre se puede saber quién llevaba un coche cualquier día del pasado. Al tocar una fila se abre su ficha, con Resumen, Próximos días (los 14 siguientes, celda a celda, para cubrir o cambiar cada uno) y Documentos (el PDF de la declaración firmada); en Más opciones, Cambiar la libranza y Finalizar la asignación.

La declaración de asignación es el documento en el que el conductor declara que es el conductor habitual de ese coche en su turno desde esa fecha, salvo libranzas, ausencias o coberturas, y que responde de las infracciones que cometa. La firma en «Mi turno» o en tu pantalla con Firmar. Si llega una multa de ese coche en su turno, su identificación no ofrece dudas (ver Multas).

#Asignar un conductor fijo

Nueva asignación (en la pestaña Asignaciones, en el botón Crear de la barra superior o, desde la celda «Sin conductor» de la semana, con Asignar un conductor fijo) abre el diálogo de asignar. Mientras eliges, FleetPilot comprueba las reglas y te enseña el resultado antes de guardar: que el conductor esté contratado y con un contrato vigente (firmado), que el coche sea de tu negocio, que esté disponible, la ITV y el seguro en vigor, las habilitaciones del conductor (avisan, no impiden), lo que se va a cerrar (su asignación actual y la del coche en ese turno) y si tiene una ausencia aprobada en curso. Las verdes están bien, las ámbar avisan, las azules informan y las rojas impiden.

#Asignarte un coche si conduces

Si conduces tú, te asignas tu coche igual que a cualquier conductor: eliges tu nombre en Conductor. La comprobación te deja aunque no tengas contrato, porque eres el titular del coche: en Contrato vigente y en El coche es de su empleador sales tú. No hay declaración de asignación que firmar. Si cambias de coche o de turno, la asignación nueva cierra la anterior y releva al conductor que tuviera ese coche y turno, como con cualquiera.

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1. 1
   Conductor (él mismo) y vehículo, buscando por nombre o matrícula.
2. 2
   El turno y desde cuándo (fecha y hora): hoy, a la hora actual; nunca una fecha pasada.
3. 3
   Días que libra cada semana (FleetPilot propone los de su asignación actual).
4. 4
   Contrato vigente y el coche es de su empleador: en el titular que conduce, él mismo como titular.
5. 5
   Lo que pasará al guardar: se cierra su asignación actual (el 7247 LTY de día) y releva al asalariado de noche del 7336 MSC.
6. 6
   Asignar (en la captura no se ha pulsado).

#Las ausencias

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1. 1
   Por aprobar: solicitudes que esperan tu respuesta. Una solicitud no deja hueco hasta que se aprueba.
2. 2
   Ausentes hoy, de baja médica (IT) hoy y vacaciones aprobadas que empiezan en los próximos 30 días, para planificar quién cubre.
3. 3
   Los filtros: Por aprobar, En curso, Próximas, Pasadas, Rechazadas y anuladas y Todas.
4. 4
   Una solicitud: conductor, número (AU-…), tipo, periodo, días naturales y estado.
5. 5
   Aprobar y Rechazar desde la propia fila.
6. 6
   Nueva ausencia: registrar una ausencia de un conductor (una baja médica, un permiso).

Al aprobar, el conductor recibe un aviso y desde ese momento sus turnos de esos días salen en el cuadrante como huecos («Sin cubrir · Vacaciones»…) hasta que los cubras; en la ficha de la ausencia, Turnos afectados los enseña uno a uno para cubrirlos. Al rechazar (con confirmación) también se le avisa. Una ausencia aprobada se puede anular desde su ficha: el conductor vuelve a contar esos días. Las bajas médicas que te llegan por otra vía las registras tú con Nueva ausencia, marcando Registrarla ya aprobada; el motivo de una baja es un dato de salud: no escribas el diagnóstico.

#Las plantillas de turno

La pestaña Turnos lista las plantillas con su franja, sus horas, los días en que se hacen y cuántas asignaciones activas tiene cada una. Se crean con Nuevo turno y se cambian tocando su fila: código (D, N, C, TD…), nombre, hora de inicio y de fin (si el fin es anterior al inicio, el turno acaba al día siguiente), días en que se hace, color, orden y si está activo. Un turno que cruza la medianoche pertenece al día en que empieza: un viaje a la 01:30 del domingo es del turno de noche del sábado (y de la cobertura del sábado, si la hay). Si una plantilla pasa de la jornada diaria máxima de Configuración, avisa.

#Consejos

• Empieza el día con Solo huecos: cada hueco de hoy es un coche que no sale.
• Registra siempre las coberturas, aunque sea un cambio de palabra entre compañeros: si no, los viajes, la tarjeta de combustible y las multas de ese día se cargan al fijo.
• Pon la libranza en cada asignación. Sin ella el cuadrante cuenta los siete días y no te enseña los huecos.
• Para cambiar a un conductor de coche, usa Nueva asignación: cierra la anterior en el mismo instante y no deja ni solapes ni huecos en la atribución.
• Aprueba las vacaciones con tiempo y mira Vacaciones (30 días) para planificar quién cubre.

Además de los viajes de Uber, Bolt, Cabify o FREENOW, muchos autónomos tienen clientes propios: un vecino que te pide cada semana el traslado al aeropuerto, un hotel que te llama para sus huéspedes, una empresa que te contrata un coche por horas. En Reservas se apuntan esos servicios: el cliente, la recogida y el destino, la fecha y la hora, el vuelo (para seguir su retraso), los pasajeros, el requisito del vehículo (estándar, premium, monovolumen, adaptado PMR —para personas con movilidad reducida—, eléctrico…) y el precio pactado sin IVA. Después le pones coche y conductor (tú, si conduces, o uno de tus asalariados), la comunicas al registro del Ministerio antes de empezar si es un VTC y, una vez hecha, la facturas desde Facturación.

Tiene tres pestañas: Reservas (la lista), Calendario (la semana) y Clientes (sus fichas y sus condiciones). En la demo todavía no hay ninguna: las capturas enseñan la lista vacía y los formularios abiertos, sin guardar.

#La lista de reservas

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1. 1
   Las tres pestañas: Reservas, Calendario (la semana, cada reserva en su día) y Clientes.
2. 2
   Hoy y 7 días: las reservas con recogida hoy y en la próxima semana.
3. 3
   Sin asignar: sin coche ni conductor y con recogida en las próximas 48 horas.
4. 4
   Sin comunicar: con coche, pero aún sin comunicar al registro de servicios VTC. Empezar un servicio sin comunicarlo es una infracción muy grave.
5. 5
   Completadas este mes con su importe sin IVA, y canceladas o con el cliente no presentado.
6. 6
   Los filtros por estado: próximas, hoy, sin asignar, sin comunicar, en curso, completadas y canceladas.
7. 7
   Nueva reserva (también desde Crear, arriba).

#Una reserva nueva

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1. 1
   El cliente: se busca por su nombre o su código. Si es nuevo, dalo de alta antes en Clientes.
2. 2
   El tipo (traslado, por horas, evento…) y, si es por horas, las horas contratadas.
3. 3
   La fecha y la hora de recogida.
4. 4
   Recogida y destino.
5. 5
   El vuelo, para seguir su retraso si recoges en el aeropuerto, y los pasajeros.
6. 6
   El requisito del vehículo: decide qué coches te propone al asignarla.
7. 7
   El pasajero (el nombre del cartel de recogida: no se comunica al registro) y su teléfono.
8. 8
   El precio sin IVA; el descuento del cliente se aplica en la factura.

#La comunicación al registro de servicios VTC

Cada servicio de un VTC (vehículo de turismo con conductor) se comunica por vía electrónica al registro del Ministerio de Transportes antes de empezar: quién lo presta y su NIF, el intermediario, el lugar y la fecha del contrato, el lugar y la hora de inicio, la fecha de fin y la matrícula. Sin datos de los pasajeros. En la pestaña Registro VTC de cada reserva están las comunicaciones hechas, con su referencia, y los botones para comunicar el alta, una modificación (si cambias el coche o la hora), el inicio o la anulación. En la demo, la comunicación está simulada con la forma del servicio web oficial (ver Integraciones). Un taxi no tiene esta comunicación.

#Tus clientes

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1. 1
   El nombre y el tipo (empresa o particular), con su NIF para la factura.
2. 2
   La persona de contacto, el teléfono, el email y la dirección.
3. 3
   Las condiciones: los días de pago de sus facturas y el descuento que le haces.
4. 4
   Activo: un cliente inactivo ya no sale al crear reservas.

La pestaña Clientes enseña cada cliente con sus días de pago, su descuento, sus reservas de los últimos 30 días, lo facturado en 12 meses y lo pendiente de cobro, con filtros para los que deben dinero o tienen facturas vencidas.

#Consejos

• Asigna con tiempo: el indicador «Sin asignar» solo mira las próximas 48 horas.
• Comunica en cuanto asignes: si luego cambias el coche o la hora, comunica la modificación.
• Pon el vuelo en las recogidas del aeropuerto: si se retrasa, lo ves sin llamar a nadie.

Si tus coches llevan un equipo de telemática (un GPS que envía la posición, la velocidad y si el motor está encendido), el Mapa los pinta sobre el plano con el color de su estado y, al lado, la lista de tus coches con quién lo lleva ahora: el de la cobertura del día o, si no hay, el de la asignación cuyo turno incluye esa hora (la misma regla de atribución que usa toda la app: cada hecho es de quien tenía el coche en ese instante).

En la demo la telemática está simulada con la forma de la API de un proveedor real (ver Integraciones). El Mapa tiene dos pestañas:

• Flota: la foto de ahora. Dónde está cada coche, quién lo lleva y, al pulsarlo, su recorrido del día.
• Servicios: los viajes de todas las plataformas (Uber, Bolt, Cabify, FREENOW, taxi y tus reservas) de un periodo, con quién conducía y, si el coche tiene telemática, el itinerario que siguió.

#Tus coches en el mapa

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   Las dos pestañas: Flota (ahora) y Servicios (los viajes de un periodo).
2. 2
   El recuento por estado: en servicio (con pasajero o yendo a por él), libre, parado (encendido sin moverse), apagado o sin posición.
3. 3
   Los controles: zonas de interés (aeropuertos, estaciones, la ZBE —zona de bajas emisiones—), matrículas y nombres en el plano, acercar y alejar.
4. 4
   El buscador de la lista y el filtro por plataforma.
5. 5
   Los estados como filtros: pulsa uno para ver solo esos coches.
6. 6
   Cada coche: matrícula, modelo, quién lo lleva ahora con su turno, estado y hace cuánto llegó su última posición. Púlsalo para ver su recorrido.

#El recorrido del día de un coche

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   El coche con su matrícula, y la flecha para volver a la lista.
2. 2
   Su estado, el conductor de ahora y su turno, el último viaje, los viajes y los km de hoy, la velocidad y la última posición.
3. 3
   Saltos a la ficha del vehículo y a la del conductor.
4. 4
   Recorrido del día: hoy, ayer u otro día, con los km, los trayectos, los viajes y el porcentaje con servicio.

En el plano, los trayectos con servicio (verde: coinciden con un viaje de alguna plataforma) y sin servicio (ámbar: kilómetros sin pasajero). Debajo de la tarjeta, la lista del día: cada viaje con su hora, su trayecto y su importe, y cada trayecto de la telemática. Los kilómetros sin servicio son los que luego salen en Discrepancias si pasan del umbral.

#Servicios: los viajes y quién conducía

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   El periodo: hoy, ayer, los últimos 7 días o unas fechas (hasta tres meses).
2. 2
   Los filtros: plataforma, estado (realizados, cancelados…), un conductor o un coche.
3. 3
   Las cifras de lo filtrado: viajes realizados, km y neto.
4. 4
   Cada viaje: plataforma, hora de recogida y de llegada, origen → destino, conductor, matrícula, km y minutos, e importe. Púlsalo para verlo en el plano.

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1. 1
   La recogida y la llegada con su hora, la distancia y la duración.
2. 2
   Quién conducía (púlsalo para abrir su ficha) y por qué se le atribuye: aquí, porque tenía el coche asignado en su turno.
3. 3
   El coche (púlsalo para abrir su ficha) y la forma de pago.
4. 4
   Los importes: el bruto con IVA, la comisión de la plataforma y el neto que te queda.

Si el coche tiene telemática y el viaje es de los últimos 14 días, el plano dibuja además el itinerario que siguió el coche, coloreado por velocidad, con un gráfico de la velocidad frente al límite de la vía y los eventos de conducción (acelerones, frenazos, giros bruscos y excesos de velocidad). Sirve para atender la queja de un pasajero o explicar unos kilómetros que no cuadran. Desde Producción, la ficha de cada viaje lleva a esta pestaña con Ver itinerario en el mapa.

#Consejos

• Filtra por «Libre» para ver qué coche puede coger una reserva urgente.
• Revisa los km sin servicio del coche con más ámbar: suelen explicar una discrepancia.
• Usa Servicios cuando un pasajero o una plataforma reclame: ves por dónde fue el coche y quién lo llevaba.

Una incidencia es cualquier cosa que pasa con un coche o con un servicio y hay que atender: una avería (no arranca, un testigo encendido), un daño en el vehículo (un retrovisor suelto), una queja de cliente (llegó tarde, mala ruta), un objeto olvidado por un pasajero, una limpieza o un accidente. Las abren tus conductores desde Mi turno (con fotos) y tú desde aquí. Cada una tiene una prioridad (baja, media, alta o urgente) y un estado (abierta, en curso, resuelta o descartada), y FleetPilot Autónomos dice quién llevaba el coche a esa hora. Las averías y los daños pasan al Taller como una orden; los accidentes, a Siniestros.

#La lista de incidencias

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   Abiertas: las que no están cerradas (abiertas o en curso). A su lado, las urgentes y altas y las sin asignar.
2. 2
   Objetos en custodia: los que se dejaron los pasajeros y aún no has devuelto. Al lado, el tiempo medio que tardas en resolverlas.
3. 3
   Filtros por tipo, prioridad, origen (conductor, oficina, cliente, plataforma), vehículo y conductor.
4. 4
   Las vistas con su recuento: abiertas, urgentes y altas, sin asignar, asignadas a mí, averías y daños, quejas, objetos olvidados, resueltas y descartadas.
5. 5
   Cada incidencia: la descripción, el número, el tipo y hace cuánto; después, el coche y el conductor, el origen, la prioridad, a quién está asignada y el estado.
6. 6
   Nueva incidencia (también desde Crear, arriba).

#La ficha y lo que se hace con ella

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1. 1
   Número, tipo y estado, la descripción, cuándo, el origen y quién la abrió.
2. 2
   Prioridad, estado, cuánto lleva abierta y a quién está asignada.
3. 3
   El vehículo y el conductor que lo llevaba: púlsalos para abrir sus fichas.
4. 4
   Resolver (con lo que se hizo), Asignar a una persona, Pasar a taller (crea la orden), Pasar a siniestro o Descartar.
5. 5
   ¿Quién tenía el coche?: la persona propuesta y por qué (aquí, por el cuadrante), comprobada con el viaje en curso, la telemática y el fichaje.

Según el tipo, la ficha tiene su bloque propio: en una queja, quién reclama, su contacto, la plataforma o el viaje, el motivo y la respuesta al cliente; en un objeto olvidado, qué es, dónde lo guardas y, al devolverlo, a quién, cómo (en mano, por el conductor, por mensajería o por la plataforma) y cuándo. Una incidencia resuelta se puede reabrir.

#Abrir una incidencia

Con Nueva incidencia eliges primero el tipo (avería, daño en el vehículo, queja de cliente, objeto olvidado, limpieza, accidente u otro) y después rellenas el resto:

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   Prioridad y origen: quién avisa (tú desde la oficina, un conductor, un cliente o una plataforma).
2. 2
   El vehículo: uno de tus coches.
3. 3
   El conductor: si lo dejas vacío, FleetPilot Autónomos pone el que tenía el coche a esa hora.
4. 4
   Fecha y hora en que pasó.
5. 5
   La descripción: qué pasa, con el detalle que necesite el taller.

#Consejos

• Pasa las averías al taller el mismo día: el coche que no se arregla es producción perdida.
• Responde siempre a las quejas y anótalo: si el cliente vuelve a llamar, la respuesta está en la ficha.
• Registra la entrega de los objetos olvidados: a quién se le devolvió y cuándo.

Vehículos es la lista de tus coches: los VTC (vehículos de turismo con conductor, los que trabajan con Uber, Bolt, Cabify, FREENOW o con tus reservas) o tu taxi. FleetPilot Autónomos lleva hasta tres coches que no estén de baja; todos son tuyos, así que el titular no se pide en ningún sitio. De cada coche guarda:

• Su identificación: matrícula, bastidor (el VIN de 17 caracteres), marca, modelo, versión, color, primera matriculación y servicio (VTC o taxi).
• Sus datos técnicos: combustible, etiqueta ambiental de la DGT (Dirección General de Tráfico: CERO, ECO, C, B o sin etiqueta), plazas, si está adaptado para PMR (personas con movilidad reducida), longitud, potencia fiscal en CVF (caballos fiscales), depósito, batería y consumo de referencia.
• Si cumple los requisitos del vehículo que pide el ROTT (Reglamento de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres) a un VTC, o la antigüedad máxima del taxi.
• El régimen: en propiedad, renting o leasing, con la empresa, la cuota y el fin del contrato.
• La autorización VTC o la licencia de taxi a la que está adscrito (ver Autorizaciones) y la póliza que lo cubre (ver Seguros).
• La ITV (Inspección Técnica de Vehículos): la última, su resultado y la próxima; en el taxi, además, el taxímetro.
• Los kilómetros, que llegan solos de la telemática (el GPS del coche) o se anotan a mano.
• Lo que hace cada mes: viajes, ingresos, costes y margen, con los conductores que lo han llevado.

#La lista de tus coches

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   Operativos: los coches que pueden trabajar frente a los que no están de baja. Al lado, En taller, Parados y Sin conductor (operativos sin nadie asignado: producción perdida). Cada indicador se pulsa para filtrar.
2. 2
   ITV caducada o próxima: con la ITV caducada, sin fecha o que caduca dentro del aviso de caducidades. Al lado, Sin seguro, la antigüedad media y la parte ECO y CERO.
3. 3
   El buscador: matrícula (con o sin espacio), bastidor, marca, modelo, autorización, póliza o conductor.
4. 4
   Los filtros con su recuento: activos, operativos, en taller, parados, sin conductor, ITV a revisar, seguro a revisar, requisitos, mantenimiento y, al deslizar, los de baja.
5. 5
   Los conductores que lo llevan, con su turno: D, de día; N, de noche.
6. 6
   La ITV y el seguro: el estado (vigente, caduca pronto, caducado), la fecha y cuánto falta. El 6267 MGX la pasa el 22 de octubre.
7. 7
   El neto del mes y los viajes del coche.
8. 8
   Nuevo vehículo da de alta un coche. A su izquierda, Filtros (combustible y etiqueta) y Exportar CSV.

La fila de un coche con la ITV caducada o sin seguro sale en rojo claro: no debería circular, y FleetPilot Autónomos no deja asignarlo a ningún conductor. Pulsa la cabecera de una columna para ordenar por ella.

#La ficha de un coche

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1. 1
   El servicio y el estado del coche; la matrícula, la marca y el modelo; y debajo, la versión, el color y los años.
2. 2
   El lápiz edita el coche; Más opciones cambia el estado, registra la ITV y abre una orden de taller, un peritaje o un siniestro.
3. 3
   Las pestañas: Resumen, Conductores, Producción y rentabilidad, Taller, Siniestros, Multas, Gastos y tarjetas, Documentos y Cambios.
4. 4
   Las cifras clave: kilómetros, próxima ITV, seguro hasta, viajes del mes y neto del mes.
5. 5
   Los avisos: aquí, un mantenimiento vencido según los planes de Taller. También avisa si el coche está parado, sin seguro, con la ITV caducada o sin autorización.
6. 6
   Identificación: matrícula, bastidor, marca y modelo, color, primera matriculación (con los años que tiene) y servicio.
7. 7
   Requisitos VTC del vehículo: plazas, potencia, longitud y antigüedad, cada uno con el dato del coche. Este cumple hasta el 8-10-2033.
8. 8
   Régimen: renting con Toyota Renting, la cuota mensual, el fin del contrato (FleetPilot Autónomos avisa 60 días antes) y el valor de compra.

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1. 1
   Autorización: la autorización VTC a la que está adscrito (púlsala para abrirla), su estado, el visado y el distintivo.
2. 2
   ITV: la última (favorable) y la próxima, que caduca pronto. La barra va de una ITV a la siguiente; debajo, la fecha que propondría el RD 920/2017, aunque manda la de la tarjeta ITV.
3. 3
   Registrar anota la ITV nueva el día que la pasa.
4. 4
   Seguro: la póliza que lo cubre hoy, la modalidad, el vencimiento y las coberturas. Si falta la RC de viajeros, sale un aviso en rojo.
5. 5
   Kilómetros y telemática: los km y su última lectura, los km en servicio del mes, la unidad GPS y el próximo mantenimiento (aquí, vencido).

La pestaña Conductores dice quién tiene asignado el coche (con su turno y desde cuándo) y las coberturas de los próximos días; Taller, sus mantenimientos y sus órdenes; Siniestros y Multas, cada uno atribuido a quien llevaba el coche; Gastos y tarjetas, sus tarjetas de combustible o carga, los repostajes y los gastos; Documentos, la ficha técnica, el permiso de circulación, la tarjeta ITV o el contrato de renting.

Un taxi tiene la misma ficha con tres diferencias: los requisitos son solo la antigüedad máxima (10 años en Madrid), la autorización es una licencia de taxi municipal y hay una tarjeta más, la del taxímetro, con su verificación anual.

#Lo que te deja cada coche

La pestaña Producción y rentabilidad responde a dos preguntas: qué ha hecho el coche este mes y cuánto te deja. Para ver la cuenta de todo tu negocio, con la nómina de tus conductores, ve a Mi negocio.

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1. 1
   Las cifras del mes: viajes, km en servicio, neto, neto por km y el margen medio mensual de los meses cerrados.
2. 2
   Por plataforma: lo que ha hecho el coche este mes en Uber, Bolt, Cabify y FREENOW (viajes y neto).
3. 3
   Por conductor: quién ha producido con el coche, también quien lo cubrió algún día.
4. 4
   Ingresos y costes de los últimos meses: el neto (azul), los costes (ámbar) y la línea del margen. El mes en curso, resaltado, va a medias.

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1. 1
   Cuenta del coche: una columna por mes.
2. 2
   Ingresos netos: lo que han pagado las plataformas por los viajes del coche, con sus incentivos.
3. 3
   Los costes: combustible y carga de sus tarjetas, taller terminado (sin lo que paga un seguro), la prima mensual del seguro, la cuota del renting, las multas que no pagan tus conductores y otros gastos.
4. 4
   Margen: ingresos − costes. Es lo que aporta el coche antes de pagar a sus conductores.

#Las acciones de Más opciones

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1. 1
   Cambiar estado: operativo, en taller, parado o de baja, con el motivo.
2. 2
   Registrar ITV: la inspección, su resultado y la próxima.
3. 3
   Actualizar km: una lectura del cuentakilómetros (la telemática los pone sola).
4. 4
   Nueva orden de taller con el coche ya puesto (ver Taller).
5. 5
   Nuevo peritaje: las fotos del coche al entregarlo, al devolverlo o tras un golpe.
6. 6
   Nuevo siniestro: el parte de un accidente (ver Siniestros).

En un taxi sale además Verificar taxímetro. Un coche de baja ya no tiene acciones.

#Dar de alta un coche

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1. 1
   Matrícula: el formato actual, 4 cifras y 3 letras sin vocales (1234 LMN), con o sin espacio.
2. 2
   Bastidor (VIN): 17 caracteres, sin I, O ni Q. Matrícula y bastidor no se pueden repetir.
3. 3
   Primera matriculación: de ella salen los años del coche, la antigüedad máxima y la periodicidad de la ITV.
4. 4
   Servicio: VTC o taxi. Cambia los requisitos que se comprueban y la ITV que se propone.
5. 5
   Combustible: al elegirlo, se propone la etiqueta ambiental (eléctrico, CERO; híbrido, GLP o gas, ECO; el resto, C). Compruébala en la tarjeta ITV.
6. 6
   Longitud (en mm) y Potencia fiscal (en CVF): sin ellas no se pueden comprobar los requisitos VTC.
7. 7
   Régimen: en propiedad, renting o leasing; con renting o leasing, la empresa, el fin del contrato y la cuota.

#Lo que FleetPilot Autónomos comprueba

#Consejos

• Rellena la potencia fiscal y la longitud de cada VTC con la ficha técnica: sin ellas no se sabe si cumple.
• Usa las órdenes de taller en lugar de cambiar el estado a mano: el coche entra y sale solo del taller y quedan los días parado y el coste.
• Registra la ITV el mismo día, con la fecha de la tarjeta, y adjunta el informe en Documentos.
• Mira la cuenta de cada coche antes de renovar un renting: el margen de los últimos meses dice si te compensa.

Para trabajar, cada coche necesita su título:

• La autorización VTC (de arrendamiento de vehículos con conductor), que concede la comunidad autónoma (en Madrid, 28-VTC-…; en Málaga, 29-VTC-…). Va unida a ti, su titular, y a un vehículo adscrito, que tiene que tener siempre.
• La licencia de taxi, municipal (en Madrid, LIC-MAD-…), con su municipio o área de prestación conjunta.

De cada una FleetPilot Autónomos guarda el coche adscrito y el historial de los que ha tenido, el ámbito (comunidad y municipio), la fecha de concesión, el visado (la revisión cada dos años de que sigues cumpliendo los requisitos), el distintivo que lleva el coche en Madrid y el estado: vigente, en trámite, suspendida o de baja. La vista Comprobaciones repasa con tus datos lo que pide la normativa y te dice lo que no cumple o hay que vigilar.

#La lista de autorizaciones

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1. 1
   Las dos vistas: Autorizaciones (la lista) y Comprobaciones (la normativa).
2. 2
   Vigentes, por tipo: autorizaciones VTC y licencias de taxi.
3. 3
   Visado a revisar: vencidos o que vencen pronto. Al lado, el distintivo antiguo (en Madrid deja de valer el 3-11-2026), las en trámite y las sin vehículo.
4. 4
   El buscador: por número, matrícula, municipio o número de serie del distintivo.
5. 5
   Los filtros: vigentes, VTC, taxi, visado a revisar, distintivo antiguo, sin vehículo, en trámite, suspendidas y de baja, y todas.
6. 6
   El coche adscrito a cada una, con su etiqueta ambiental; después, el ámbito, el visado, el distintivo y el estado.
7. 7
   Nueva autorización da de alta una autorización VTC o una licencia de taxi.

#La ficha de una autorización

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1. 1
   Tipo y comunidad, estado, número, titular (tú) y coche adscrito.
2. 2
   El lápiz edita la autorización; Más opciones cambia o quita el vehículo y registra el visado (en una licencia de taxi, también verifica el taxímetro).
3. 3
   Las pestañas: Resumen, Vehículos adscritos (el historial de los coches que ha tenido), Documentos y Cambios.
4. 4
   Datos: tipo, número, comunidad, municipio y fecha de concesión.
5. 5
   Visado: el último y el próximo, con la barra de lo que queda. Registrar anota el visado nuevo.
6. 6
   Vehículo adscrito: matrícula (púlsala para abrir el coche), modelo, etiqueta, PMR y estado del coche.
7. 7
   Requisitos VTC del vehículo: si el coche adscrito cumple, y hasta cuándo.
8. 8
   Distintivo: el modelo (el nuevo de 2026, bicolor) y su número de serie.

#Registrar el visado

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1. 1
   Fecha del visado: la de la resolución; no puede ser futura.
2. 2
   El próximo visado: FleetPilot Autónomos lo pone a los 2 años de la fecha.
3. 3
   Registrar visado (en la captura no se ha pulsado).

Si el coche adscrito no cumple los requisitos VTC, el diálogo lo avisa: el visado lo comprobará. Registrar el visado de una autorización suspendida la devuelve a vigente.

Quitar el vehículo deja la autorización sin coche (si lo vendes o tiene un siniestro total antes de tener el sustituto). Desde ese día cuenta el plazo de 2 meses para adscribir otro: la lista, la ficha y las comprobaciones dicen cuántos días quedan, y mientras tanto la autorización no puede trabajar. Dar de baja el coche en Vehículos también lo desadscribe.

#Una licencia de taxi

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1. 1
   Una licencia de taxi de la Comunidad de Madrid, vigente, con su titular y su taxi.
2. 2
   El municipio: en el taxi, el municipio o el área de prestación conjunta (aquí, la de Madrid).
3. 3
   Sin visado bienal: las licencias de taxi las revisa el ayuntamiento.
4. 4
   Requisitos del taxi: hasta 10 años de antigüedad; este deja de valer en julio de 2032.
5. 5
   El taxi adscrito y la próxima verificación del taxímetro. Se verifica desde Más opciones → Verificar taxímetro.

#Las comprobaciones de la normativa

La vista Comprobaciones es la lista que conviene repasar de vez en cuando. Cada tarjeta es una regla, con la norma que la exige, su estado (rojo: no cumple; ámbar: a revisar; verde: cumple) y los casos que hay que atender, que se abren desde su fila.

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1. 1
   Incumplimientos: los casos en rojo de todas las comprobaciones. A revisar: los ámbar, que cumplen hoy pero hay que vigilar.
2. 2
   Vehículo adscrito (LOTT art. 99.4): autorizaciones sin coche, con los días que quedan de los 2 meses.
3. 3
   Requisitos del vehículo VTC (ROTT art. 181.2): los coches que no cumplen o que llegan al límite de antigüedad en un año.
4. 4
   Etiqueta ECO o CERO en Madrid y distintivo nuevo.
5. 5
   Conductores por autorización: en Madrid, conductores para al menos el 75 % de las autorizaciones VTC; tú cuentas si conduces.
6. 6
   Visado bienal (ROTT art. 42) y, debajo, la verificación del taxímetro.

#Dar de alta una autorización

Con Nueva autorización eliges el Tipo (VTC o licencia de taxi) y escribes el Número de la resolución; después, el Vehículo adscrito (uno de tus coches del mismo servicio: si aún no lo tienes, se adscribe después), la Comunidad autónoma y el Municipio, la Fecha de concesión y el Estado («En trámite» hasta la concesión), el Último visado (FleetPilot Autónomos propone el siguiente a los 2 años) y, en los VTC, el Modelo del distintivo y su número de serie. El titular no se pide: eres tú.

#Lo que FleetPilot Autónomos comprueba

#Consejos

• Repasa Comprobaciones una vez al mes: lo ámbar de hoy es lo rojo del mes que viene.
• Busca el sustituto con tiempo: un coche que llega a los 10 años sale en las comprobaciones con un año de margen. El nuevo tiene que cumplir el ROTT y, en Madrid, ser ECO o CERO.
• Adjunta la resolución y cada visado en Documentos: son lo primero que pide una inspección.

Taller es donde organizas lo que se hace a tus coches fuera: en tu taller de confianza, en el concesionario o en la estación de ITV. Tiene cuatro vistas:

• Órdenes: cada trabajo en un coche —mantenimiento, avería, neumáticos, chapa y pintura, ITV, limpieza…— con su taller, sus fechas, los días parado y su coste (mano de obra y piezas).
• Mantenimiento: lo que toca a cada coche según los planes de mantenimiento, por kilómetros y por tiempo, con la fecha estimada y si ya tiene su orden.
• Peritajes: la inspección del coche con 12 fotos guiadas al entregarlo a un conductor, al devolverlo o tras un golpe. Un análisis por IA (inteligencia artificial; simulado en la demo) lo compara con el anterior y marca los daños nuevos, que revisas tú.
• Planes: las reglas de mantenimiento («Revisión cada 15.000 km o 12 meses»…) y a qué coches aplican.

Cada día en el taller es un día sin producción: por eso FleetPilot Autónomos cuenta los días parado y te avisa de los mantenimientos antes de que venzan.

#Las órdenes en el tablero

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1. 1
   Las vistas: Órdenes, Mantenimiento, Peritajes y Planes.
2. 2
   En el taller: órdenes que han entrado y no han salido. Al lado, las programadas y las de los próximos 7 días.
3. 3
   Terminadas (mes), Días parado (media) de las terminadas este mes y el coste del mes.
4. 4
   Cambia entre el tablero (por estado) y la lista (con filtros, buscador y exportación).
5. 5
   Una orden programada: la ITV del 6267 MGX el 20 de octubre. Al taller anota la entrada el día que lo llevas.
6. 6
   Una orden en el taller: la reparación del siniestro SN-2026-0001, desde el 8 de octubre. Terminar anota la salida con los trabajos y el coste.
7. 7
   Nueva orden de taller.

La tercera columna son las órdenes terminadas en los últimos 30 días. Una orden programada con la fecha ya pasada sale con el borde en ámbar: suele ser un coche que no llegó al taller (cambia la fecha o anúlala).

#La ficha de una orden

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1. 1
   Número y tipo de trabajo, estado, descripción, coche y taller.
2. 2
   El lápiz edita la orden; Más opciones la hace avanzar o la anula con un motivo.
3. 3
   Las cifras clave: estado, días parado, km y coste total.
4. 4
   El botón del siguiente paso: aquí, Terminar la orden.
5. 5
   Seguimiento: programada, en el taller y terminada, con sus fechas.
6. 6
   Vehículo: la matrícula (púlsala para abrir el coche), el modelo, su estado y sus km.
7. 7
   Origen: de dónde viene la orden (aquí, el siniestro SN-2026-0001) y si lo cubre el seguro.
8. 8
   Taller y costes: el taller, la mano de obra, las piezas y el total. Lo que paga una aseguradora no entra en la cuenta del coche.

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1. 1
   Salida del taller: no puede ser anterior a la entrada. Los días parado van de una a otra.
2. 2
   Los km a la salida: si son más que los del coche, se actualizan.
3. 3
   Trabajos hechos: lo que dice la factura.
4. 4
   Mano de obra y Piezas: el total de la orden es la suma de las dos.
5. 5
   Lo cubre el seguro: entonces no cuenta como coste del coche.
6. 6
   Es la reparación de un siniestro: sus días de inmovilización salen de esta orden y el siniestro pasa a pendiente de cobro.
7. 7
   Terminar la orden (en la captura no se ha pulsado).

Una orden también nace sola: al pulsar Programar en un mantenimiento, al pasar al taller una incidencia (Incidencias) o un siniestro (Siniestros). La ITV se lleva igual: una orden de tipo ITV con la estación y la fecha; al registrar la ITV en la ficha del coche (Vehículos) se cierra sola.

#Próximos mantenimientos

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   Vencidos: pasados de km o de fecha. Al lado, los próximos (faltan 1.500 km o 30 días, o menos).
2. 2
   Sin orden programada: los vencidos o próximos que aún no tienen orden. Al lado, los que ya la tienen.
3. 3
   Los filtros: A atender (el de partida), Vencidos, Sin orden, Con orden y Todos.
4. 4
   El último (la fecha y su orden) y el próximo: a qué km toca y cuánto se ha pasado o cuánto falta.
5. 5
   Programar: crea la orden en el taller y la fecha que elijas, con el plan, los km y la descripción ya puestos.

La vista Planes tiene las reglas de mantenimiento de partida (la revisión cada 15.000 km o 12 meses, los neumáticos…) y a qué coches aplican: a todos o solo a los de una marca, un modelo o un combustible. Con Nuevo plan añades los tuyos (por ejemplo, la revisión del fabricante de tu coche eléctrico).

#Peritajes

Un peritaje es la foto del estado del coche en un momento: al entregarlo a un conductor, al devolverlo, tras un golpe o de forma periódica. Son 12 fotos guiadas, una por zona. FleetPilot Autónomos compara cada peritaje con el anterior del mismo coche: un daño que no estaba antes es nuevo y es de quien tuvo el coche entre los dos. La IA propone y tú decides: hasta que lo revisas, un daño no se usa para abrir un siniestro ni para reclamar nada a un conductor. En la demo todavía no hay ninguno.

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   Vehículo: el coche que entregas, recibes o revisas.
2. 2
   Motivo: entrega al conductor, devolución, tras un incidente o periódico.
3. 3
   Fecha y hora: no pueden ser futuras; con ellas se sabe quién tenía el coche.
4. 4
   Conductor: si lo dejas vacío, el que tenía el coche en ese momento según el cuadrante.
5. 5
   El recordatorio: se compara con el último peritaje del coche; después se suben las 12 fotos y se analizan.

#Lo que FleetPilot Autónomos comprueba

#Consejos

• Programa los mantenimientos desde la vista Mantenimiento, con el filtro Sin orden: la orden ya sale con el plan y los km.
• Anota los costes al terminar, con la factura delante, y marca Lo cubre el seguro cuando toque: si no, el coste caerá en la cuenta del coche.
• Haz un peritaje cada vez que un coche cambia de manos: sin la entrega y la devolución no se puede saber quién hizo un daño.

Un siniestro es cualquier daño a uno de tus coches: un golpe con otro vehículo, un alcance, un roce al aparcar, una luna rota, un acto vandálico o un robo. Siniestros guarda cada uno con su número (SN-2026-…) y lo acompaña hasta que se cierra:

• El suceso: coche, fecha y hora, lugar, tipo, gravedad y descripción.
• La culpa (tuya —de tu coche—, contraria, compartida o sin determinar) y los terceros: la matrícula y la aseguradora del otro vehículo y si se firmó el parte amistoso o DAA (declaración amistosa de accidente).
• El conductor: FleetPilot Autónomos busca solo quién tenía el coche en ese instante (la cobertura del cuadrante de ese día o la asignación de su turno), igual que con los viajes o las multas. Si eras tú, sale tu nombre.
• La tramitación con la aseguradora: la póliza, el expediente que abre la compañía, el peritaje, la orden de reparación, la franquicia (la parte del daño que pagas tú con un «todo riesgo con franquicia»), el recobro (lo que paga la aseguradora del contrario cuando la culpa es suya), los días de inmovilización y el lucro cesante (la producción perdida que se reclama por esos días).
• Los daños personales, si hay heridos: es un dato de salud y se guarda aparte.

En la misma sección están los reconocimientos de deuda o RD: el documento con el que un conductor asalariado reconoce que te debe una cantidad (su parte de un siniestro con culpa grave, un daño al coche, un anticipo…) y acepta que se le descuente de la nómina en 1 a 12 plazos. Lo firma él en Mi turno; sin su firma no se descuenta nada. Y la vista Siniestralidad resume los siniestros por conductor, coche, tipo y póliza.

#La lista de siniestros

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   Las tres vistas: Siniestros, Reconocimientos de deuda y Siniestralidad.
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   Abiertos: los que no están cerrados. Al lado, los que están en reparación y los pendientes de cobro.
3. 3
   Con culpa (año): los de culpa tuya o compartida de los últimos 12 meses y su peso sobre el total. Al lado, los días parado del año.
4. 4
   Coste (año): el coste bruto de los siniestros de 12 meses (el final o, si aún no lo hay, el estimado).
5. 5
   Los filtros con su recuento: por estado, con culpa, con terceros, cerrados y todos.
6. 6
   El conductor que llevaba el coche y de dónde sale: aquí, por la cobertura (cubría ese día el turno de otra conductora).
7. 7
   Nuevo siniestro abre el parte en blanco.

#La ficha de un siniestro

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   Número y tipo, el estado, la matrícula y el lugar; debajo, la fecha, la hora y el conductor.
2. 2
   El lápiz abre el parte; Más opciones cambia el estado, abre la reparación, hace el peritaje o prepara un RD.
3. 3
   Las pestañas: Resumen, Tramitación, Deuda del conductor (los RD de este siniestro), Documentos y Cambios.
4. 4
   Las cifras clave: culpa, gravedad, días de inmovilización y coste.
5. 5
   Tramitación: por qué paso va; en reparación, con la orden de taller OT-2026-0005.
6. 6
   Conductor: quién llevaba el coche, de dónde sale y la explicación: Sergio cubría la libranza de Laura en el turno de día.
7. 7
   Terceros: la matrícula y la aseguradora del contrario y si se firmó el DAA. Sin ellas no hay recobro.
8. 8
   ¿Quién tenía el coche?: todas las fuentes a la hora del golpe —el cuadrante, el viaje en curso (un Cabify de 08:58 a 09:14), la telemática y el fichaje—.

Si eliges a mano otro conductor, la ficha recuerda a quién daba el cuadrante. Si no se pudo atribuir (nadie tenía el coche o había varios posibles), elígelo tú. La pestaña Documentos guarda el parte amistoso, las fotos, el informe del perito y la factura del taller.

#La tramitación y los costes

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   Aseguradora: la póliza (la vigente del coche ese día), su modalidad, el expediente de la compañía y la resolución.
2. 2
   El peritaje y la orden de taller, enlazados: púlsalos para abrirlos en Taller.
3. 3
   Costes: coste estimado y final, franquicia aplicada (con la de la póliza como referencia), recobro y lucro cesante.

El coste de un siniestro es el coste bruto del daño, sin restar franquicias ni recobros. Lo que te cuesta de verdad depende de la culpa: con culpa contraria, casi todo vuelve con el recobro; con culpa tuya, la póliza paga la reparación menos la franquicia. Al terminar la orden de reparación en el taller, el siniestro se mueve solo: con culpa contraria pasa a Pendiente de cobro; con cualquier otra culpa, a Cerrado. En los dos casos suma los días que el coche estuvo en el taller.

#Dar de alta un siniestro

Muchos partes llegan del propio conductor: desde Mi turno envía el parte de accidente con la descripción, las fotos y el DAA, y FleetPilot Autónomos abre el siniestro en el coche que llevaba, con su póliza, y una incidencia de prioridad alta (urgente si hay heridos) para que te enteres al momento. Si te lo cuentan por teléfono o el golpe lo has tenido tú, dalo de alta con Nuevo siniestro.

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   El vehículo.
2. 2
   Fecha y hora del suceso: no pueden ser futuras. Con ellas se busca al conductor.
3. 3
   Culpa: déjala en «Sin determinar» hasta que se sepa.
4. 4
   Conductor: déjalo vacío y se atribuye solo al que tenía el coche.
5. 5
   Con terceros y Parte amistoso (DAA) firmado. El DAA, escaneado, va a la pestaña Documentos.
6. 6
   Póliza: vacía = la vigente del coche ese día. Debajo, el expediente de la aseguradora.
7. 7
   Hay heridos y Daños personales: un dato de salud, que se guarda aparte. Más abajo, la franquicia aplicada (con culpa tuya, se propone la de la póliza) y los costes.

#Los reconocimientos de deuda

Si un conductor asalariado tuvo la culpa de un daño y acepta pagar una parte (por ejemplo, la franquicia), desde Más opciones → Nuevo reconocimiento de deuda preparas un RD con el importe, el motivo y los plazos (de 1 a 12). El conductor lo lee y lo firma en Mi turno; desde entonces, cada plazo se descuenta en su nómina (Nóminas). Sin su firma no se descuenta nada, y nunca más de lo que se puede embargar. Los RD de todos tus conductores están en la vista Reconocimientos de deuda. Si conduces tú, no hay RD: el daño ya lo pagas tú.

#Lo que FleetPilot Autónomos comprueba

#Consejos

• Pide siempre el parte amistoso y la matrícula y la aseguradora del contrario: sin ellas no hay recobro.
• Anota el recobro y el lucro cesante en cuanto lleguen: es lo que te devuelven por los días que el coche no ha trabajado.
• Sube las fotos el mismo día: la aseguradora las pedirá.

Todo coche que circula tiene que estar asegurado. En Seguros están tus pólizas: individuales (un coche) o de flota (un solo contrato con varios coches, lo habitual con dos o tres). De cada una FleetPilot Autónomos guarda la aseguradora, el mediador, el tomador, la modalidad (terceros, terceros ampliado, todo riesgo con o sin franquicia), las coberturas, la prima y su forma de pago, la franquicia, las fechas de efecto y de vencimiento y los coches que cubre, con el histórico de altas y bajas. Un coche está en una sola póliza a la vez.

Las coberturas que importan en un VTC o un taxi son la RC obligatoria (la responsabilidad civil del seguro obligatorio: los daños a terceros) y la RC de viajeros (los daños a tus pasajeros), que exige el reglamento de transportes. El SOV (seguro obligatorio de viajeros) solo se exige a vehículos de 9 plazas o más.

#La lista de pólizas

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   Dos vistas: Pólizas y Vehículos y coberturas (cada coche con su póliza y lo que cubre).
2. 2
   Pólizas vigentes y los coches asegurados que suman.
3. 3
   Vencen en 60 días: hay que renovarlas a tiempo.
4. 4
   Coches sin póliza: los que hoy no están en ninguna. Un coche sin seguro no puede circular ni asignarse.
5. 5
   Primas anuales y siniestralidad: el coste de los siniestros frente a la prima devengada.
6. 6
   Los filtros: vigentes, vencen en 60 días, en renovación, de flota, individuales, vencidas y anuladas.
7. 7
   Nueva póliza.

#La ficha de una póliza

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   Aseguradora y tipo, estado, número, modalidad, tomador y vencimiento.
2. 2
   Más opciones: Añadir coche y Renovar.
3. 3
   Las pestañas: Resumen, Vehículos (los coches cubiertos desde cuándo), Siniestralidad (los siniestros de sus coches), Documentos y Cambios.
4. 4
   Coches, vencimiento, prima anual y siniestralidad.
5. 5
   Datos de la póliza: aseguradora, mediador, tomador, tipo, modalidad y la barra de su anualidad.
6. 6
   Coberturas: RC obligatoria, RC de viajeros, lunas, asistencia en viaje, daños propios, defensa jurídica…
7. 7
   Prima y pago: prima anual, forma de pago, prima devengada, franquicia y prima media por coche.

#Renovar una póliza o cambiar sus coches

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1. 1
   El número de la nueva póliza (si la aseguradora mantiene el número, añade el año).
2. 2
   La fecha de efecto y el vencimiento de la nueva anualidad.
3. 3
   La nueva prima (la de cada coche se ajusta en la misma proporción).
4. 4
   Lo que pasará: la nueva póliza sale con las mismas coberturas, franquicia y forma de pago; tus coches pasan a ella el día de efecto y la anterior queda en renovación hasta ese día.

#Consejos

• Renueva con un mes de margen: el aviso sale 60 días antes del vencimiento.
• Mira la siniestralidad antes de negociar: es lo que mirará la aseguradora.
• Guarda la póliza y los recibos en Documentos: te los pueden pedir en una inspección.

En Conductores está tu plantilla: los contratados (los fijos de un coche y un turno, y los correturnos, que cubren libranzas y ausencias), los candidatos en bolsa, los que están en incorporación (ver Incorporaciones), los suspendidos y las bajas. Tú eres su empleador: les das de alta en la Seguridad Social y les pagas la nómina (con tu gestoría, si la tienes).

De cada uno FleetPilot Autónomos guarda sus habilitaciones con su caducidad —el DNI o NIE, el permiso B con su antigüedad y sus puntos, el permiso de conductor VTC (obligatorio en Madrid desde el 2-10-2026) o el permiso municipal del taxi, el certificado de delitos sexuales (solo su fecha: es un dato penal) y la formación en prevención de riesgos—, su contrato, su coche y turno, su contacto, sus datos personales y bancarios (IBAN y NAF, el número de afiliación a la Seguridad Social), sus cuentas en las plataformas, su producción, su jornada, sus nóminas y sus documentos.

Si conduces tú, también sales en la lista, como Titular: tienes tu ficha de conductor para que se te asignen coches y se te atribuyan los viajes y las multas, pero sin contrato, nómina ni registro de jornada, porque no eres un asalariado. Lo cuenta Si conduces tú.

#La lista de conductores

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   Contratados y cuántos están trabajando ahora (según sus fichajes).
2. 2
   Candidatos en bolsa y bajas del mes.
3. 3
   Habilitaciones caducadas o que caducan pronto: no pueden conducir hasta renovarlas.
4. 4
   Sin coche fijo: correturnos y recién contratados, sin coche ni turno.
5. 5
   El buscador: nombre, código, matrícula, DNI o teléfono.
6. 6
   Los filtros: contratados, trabajando ahora, sin coche fijo, habilitaciones, contrato por firmar, riesgo alto, en bolsa y, al deslizar, en incorporación, suspendidos y bajas.
7. 7
   El coche y turno (D, día; N, noche) y el estado de sus habilitaciones. Después, sus plataformas, lo que lleva este mes, su riesgo y si está trabajando ahora.
8. 8
   Nuevo conductor: entra en bolsa (también desde Crear).

Si conduces tú, te ves en la misma lista con la etiqueta Titular y «Sin contrato laboral». Así se ve la de Tomás Rey, que conduce de día uno de sus dos coches:

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   Titular: Tomás conduce sus propios coches; no tiene contrato laboral. Ver Si conduces tú.
2. 2
   Se le asigna coche y turno como a cualquiera: aquí, el 7247 LTY de día.
3. 3
   Su producción del mes: los viajes de las plataformas se le atribuyen cuando lleva el coche.
4. 4
   Un correturno: contratado, sin coche fijo; cubre las libranzas de los demás.

#La ficha del conductor

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   Código, estado, nombre, coche y turno.
2. 2
   Más opciones: asignar coche, registrar una ausencia, suspender o dar de baja.
3. 3
   Las pestañas: Resumen, Contratos, Documentación, Asignaciones, Plataformas, Producción, Jornada, Nóminas, Multas y siniestros, Efectivo, Riesgo, Documentos y Cambios.
4. 4
   Coche y turno, antigüedad, viajes del mes y neto por hora.
5. 5
   Habilitaciones: DNI, permiso B (antigüedad y puntos), permiso de conductor VTC y certificado de delitos sexuales, cada uno con su caducidad; la prevención de riesgos y los idiomas.
6. 6
   Contrato actual: empleador (tú), estado, tipo y jornada, periodo, fin del periodo de prueba y convenio.
7. 7
   Coche y turno: el vehículo, el turno con su horario, la libranza, desde cuándo y la declaración de asignación firmada.
8. 8
   Datos personales y Banco y Seguridad Social: el IBAN y el NAF, ocultos; el ojo los enseña (y queda anotado).

#La documentación

La pestaña Documentación reúne todo lo del conductor: lo que aportó (DNI, permiso de conducir, permiso VTC, certificado de delitos sexuales…, con su caducidad y quién lo validó), lo que firmó en el alta (el contrato y sus anexos), lo que firma después, con cada hecho (la declaración de asignación de cada coche, la entrega de cada tarjeta, los recibos del efectivo, los reconocimientos de deuda, la baja) y los avisos legales (geolocalización, protección de datos…). Cada documento dice su estado, quién y cuándo lo firmó y por dónde (en Mi turno, en la pantalla de la oficina o en papel).

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   Las cifras: documentos, pendientes de firma (del conductor), firma de la empresa (lo que te falta firmar a ti) y caducidades. Un clic filtra.
2. 2
   El buscador y los filtros: pendientes, aportados, alta, después del alta y avisos legales.
3. 3
   Registrar documento aportado: una renovación del DNI, del permiso o del certificado.
4. 4
   El contrato, con el modelo oficial del SEPE, firmado en papel en 2023.
5. 5
   La declaración de asignación del 6267 MGX: el conductor habitual a efectos de las multas.
6. 6
   Los avisos legales, cada uno con su versión, firmados en Mi turno.

#Contratar, cambiar y dar de baja

Cada acción la hace FleetPilot Autónomos de una vez, con sus comprobaciones:

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   La fecha de baja y el motivo (voluntaria, fin de contrato, despido…).
2. 2
   Enviar a la lista negra: no se le podrá volver a contratar (con su motivo, obligatorio).
3. 3
   Lo que se cierra a la vez: su asignación, su tarjeta, sus cuentas en las plataformas, su contrato, sus coberturas y ausencias futuras, y su usuario de Mi turno.
4. 4
   Lo que se conserva: los documentos, la jornada, la producción, las nóminas y todo el histórico.
5. 5
   Dar de baja (en la captura no se ha pulsado).

#Consejos

• Mira el indicador «Habilitaciones» cada semana: lo que caduca pronto, para pedir la renovación a tiempo.
• Crea el usuario de Mi turno al contratar: sin él, el conductor no puede fichar ni firmar.
• Usa la baja de una vez: cerrar a mano el contrato, las tarjetas y las plataformas deja cabos sueltos.

Con uno o dos coches, lo normal es que conduzcas tú: tú solo, o tú de día y un asalariado de noche. En FleetPilot Autónomos eres entonces el titular que conduce: tienes una ficha de conductor enlazada con tu negocio (tú eres su titular) y con tu usuario. Gracias a ella se te asignan coches en el cuadrante, coberturas y tarjetas, y se te atribuyen tus viajes, tus repostajes, tus trayectos y tus multas como a cualquier conductor: así la producción de cada coche, las discrepancias y la identificación de una multa salen bien.

Pero no eres asalariado de nadie: trabajas por cuenta propia. Por eso tu ficha no tiene contrato de trabajo, nómina ni variable, documentación laboral, registro de jornada ni caja de efectivo. Es lo que ves en la demo con Tomás Rey (conduce su Toyota de día y tiene un asalariado de noche), Rosa Delgado (su taxi de día) y Khalid Benali (él solo).

#Tu ficha y la lista de conductores

Tu ficha de titular que conduce se crea sola al crear tu cuenta, si marcas ¿Conduces tú alguno de tus coches? (ver Crea tu cuenta y entra), con tu nombre, tu DNI o NIE y tu usuario enlazado. Está en Conductores, como la de tus asalariados, con la etiqueta Titular. Complétala con tu permiso de conducir, tu permiso de conductor VTC (o de taxi) y tu certificado de delitos sexuales, con sus caducidades: FleetPilot te avisará antes de que caduquen.

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   Su código (C-0001), la etiqueta Titular y, debajo, «Conduce el titular» con su coche y su turno.
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   Las pestañas: asignaciones, plataformas, producción, multas y siniestros, riesgo, documentos y cambios. No hay contratos, jornada ni nóminas.
3. 3
   Sus habilitaciones: DNI, permiso de conducir con sus puntos, permiso de conductor VTC y certificado de delitos sexuales, con su caducidad.
4. 4
   Titular que conduce: sin contrato laboral, nómina ni variable, sin documentación laboral y sin registro de jornada, pero con coches, coberturas y tarjetas.
5. 5
   Coche y turno: su coche, su turno, su libranza (sábado y domingo) y desde cuándo; la declaración de asignación no aplica.
6. 6
   Su usuario: el mismo con el que entra como administrador, que así tiene también «Mi turno».

En la lista de Conductores sales con tus asalariados, con la etiqueta Titular y, en el estado, «Sin contrato laboral». Cuentas entre los contratados (es decir, entre los conductores en activo de tu negocio), pero no en lo laboral: no apareces en Jornada ni en Nóminas, ni en la caja de Efectivo.

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   Contratados: los tres, con él incluido.
2. 2
   Su fila: «Conduce el titular», con su coche y turno, sus habilitaciones y lo que lleva este mes.
3. 3
   En el estado, Titular y «Sin contrato laboral».
4. 4
   Un asalariado: contratado, con su contrato, su jornada y su nómina.

#En el cuadrante

En el Cuadrante eres un conductor más: te asignas tu coche y tu turno, con tus días libres, desde Nueva asignación, y la comprobación te deja porque el coche es de tu negocio (el «contrato vigente» que se comprueba, en tu caso, eres tú como titular). En las celdas sales con Titular debajo del nombre. Cuando libras, un asalariado o un correturno puede cubrirte el coche ese día, y lo que haga se le atribuye a él.

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   Sus días: «Tomás R.» con Titular debajo.
2. 2
   El sábado y el domingo libra y le cubre Adrián Molina, el correturno: lo de esos días es de Adrián.
3. 3
   El otro coche, de noche, con su asalariado.
4. 4
   Un hueco: el domingo libra Rubén y nadie le cubre.

Cómo asignarte un coche, paso a paso y con la comprobación, en Cuadrante.

#En «Mi turno»

Con tu ficha de titular que conduce tienes Mi turno en la barra lateral, junto al Panel y Mi negocio: tu coche y tu turno de hoy, la revisión del coche antes de salir, lo que llevas (tu producción de hoy, de ayer y del mes, por plataforma y viaje a viaje) y Gestiones (subir un gasto, avisar de una incidencia, dar un parte de accidente). Lo que no tienes es fichar, firmas, jornada ni nómina. Ver Mi turno. En el Panel, «Tu día» empieza con tu bloque Mi turno.

#Viajes, repostajes y multas

Todo lo que pasa con un coche se atribuye a quien lo tenía en ese instante según el cuadrante (la cobertura del día manda sobre la asignación). Si eras tú, es tuyo:

• Viajes: tus viajes de Uber, Bolt, Cabify, FREENOW o del taxi se te atribuyen a ti y cuentan en la producción de tu coche y en Mi negocio. No generan variable: no tienes nómina.
• Repostajes y cargas: las tarjetas de combustible o de carga se te pueden asignar como a cualquiera (Tarjetas); lo que repostas con ellas se te atribuye y es un coste del coche.
• Trayectos: los del GPS del coche, también. Como no fichas, tus kilómetros cuentan como dentro de tu jornada: solo salta una discrepancia si el coche circula más de 100 km sin servicio en un día (ROTT, art. 182.1), y nunca «trabajó sin fichar».
• Multas: se te propone a ti como conductor, con la misma evidencia que a un asalariado (el viaje en curso, el cuadrante).

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1. 1
   La multa: número, organismo, hecho, coche, fecha, hora y lugar, y los días que quedan para identificar al conductor.
2. 2
   Conductor propuesto: Tomás, con su permiso y sus puntos, y la confianza de la propuesta (alta).
3. 3
   Identificar al conductor, Cambiar conductor o No procede.
4. 4
   ¿Quién tenía el coche?: la propuesta por el viaje en curso, confirmada por el cuadrante.
5. 5
   La evidencia: el viaje de Cabify de 8:21 a 8:37 en ese coche, a su nombre.

Si la multa te la propone a ti, es que conducías tú: te identificas a ti mismo como conductor, igual que identificarías a uno de tus asalariados, dentro de los 20 días naturales desde la notificación (Ley de Tráfico, arts. 11 y 93.1). No se le repercute a nadie: en Imputación y pago, «La asume tu negocio», y su importe entra en la cuenta del mes. El detalle de las multas, en Multas.

#En Cumplimiento

En Cumplimiento, tu ficha se comprueba como la de cualquier conductor en lo que te afecta —el permiso de conducir y sus puntos, el permiso de conductor VTC o de taxi y el certificado de delitos sexuales— y los puntos laborales salen No aplica: el contrato en vigor, el registro de jornada y los avisos legales aceptados. No te restan puntuación.

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1. 1
   El cumplimiento del conductor, con su puntuación.
2. 2
   Lo que se le exige para conducir: permiso de conducir y puntos, permiso de conductor VTC y certificado de delitos sexuales, al día.
3. 3
   Contrato en vigor, registro de jornada y avisos legales aceptados: «No aplica», porque no es asalariado.

#Lo que no tienes

Si alguien lo intentara, FleetPilot Autónomos no lo deja y dice por qué: «Este conductor es el propio titular: conduce sin contrato laboral», «El titular que conduce no ficha: el registro de jornada es de los asalariados».

Tus conductores asalariados fichan desde Mi turno: entrada, pausa, reanudación y salida. Cada fichaje queda en el registro de jornada con la hora, el origen (la app del conductor o la oficina), el coche y, si el conductor aceptó el aviso de geolocalización, el lugar. El registro es inalterable: un fichaje no se puede cambiar ni borrar. Si hay un error o un olvido, anotas un fichaje nuevo que anula el anterior, con su motivo; el original sigue ahí. Cada fichaje guarda además una huella de su contenido unida a la del anterior (una cadena de huellas): si alguien cambiara un fichaje por debajo de la aplicación, la cadena se rompería y la verificación lo diría.

Con los fichajes, FleetPilot Autónomos calcula cada jornada: la presencia (de la entrada a la salida), las pausas, el trabajo efectivo (presencia menos pausas), el descanso desde la jornada anterior y las horas conectado a las plataformas. Tiene cinco pestañas: Registro del mes, Por conductor, Calendario, Anomalías e Integridad.

#El registro del mes

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   Las pestañas: registro del mes, por conductor, calendario, anomalías e integridad.
2. 2
   Jornadas y horas de trabajo del mes, y cuántos están en jornada ahora.
3. 3
   Excesos (por encima de la jornada diaria máxima), descansos cortos y correcciones hechas en la oficina.
4. 4
   El mes y Exportar el registro mensual: el que se enseña a la Inspección de Trabajo.
5. 5
   Los filtros: exceso de jornada, descanso corto, pausa corta, sin salida y con correcciones.
6. 6
   Cada jornada: conductor, fecha, entrada y salida, trabajo, pausas, presencia y conectado, y descanso previo; después, las incidencias y el coche.

#El calendario de un conductor

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1. 1
   El conductor (se busca por nombre o código).
2. 2
   El resumen del mes: días trabajados, trabajo, presencia, conectado, excesos y descansos cortos.
3. 3
   Exportar su registro del mes.
4. 4
   Cada día con su trabajo efectivo y su entrada y salida (en ámbar, los que pasan de la jornada máxima; en morado, las vacaciones o las bajas; en rojo, los días con viajes y sin fichar). Pulsa un día para verlo.

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1. 1
   La jornada: entrada y salida, trabajo, pausas, presencia y conectado; y el descanso previo desde la jornada anterior.
2. 2
   Anotar fichaje: un olvido (por ejemplo, la salida), siempre con su motivo.
3. 3
   Cada fichaje: hora, tipo, origen (la app del conductor), coche, su número en la cadena y el principio de su huella.
4. 4
   Corregir: crea un fichaje nuevo que anula este, con su motivo. El original no se borra.
5. 5
   El recordatorio: el registro no se cambia ni se borra; una corrección es un fichaje nuevo, encadenado.

#Anomalías e integridad

La pestaña Anomalías reúne lo que hay que mirar de los últimos 62 días: jornadas sin salida (olvidos de más de 14 h), días sin fichar (con viajes y sin jornada: lo más grave), excesos, descansos cortos y semanas sin el descanso semanal. Cada una se pulsa para ir al día y corregirlo o explicarlo. La pestaña Por conductor da las horas de cada uno en el mes, con su media semanal y el tiempo conectado frente a la presencia.

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1. 1
   La cadena de huellas: los fichajes solo se añaden; una corrección es un fichaje nuevo que anula el anterior.
2. 2
   Verificar ahora recalcula todas las huellas en orden y las compara con las guardadas.
3. 3
   El resultado: cuántos fichajes se han comprobado y si hay alguno alterado.
4. 4
   Los últimos fichajes de la cadena, con su número, su fecha, el conductor, el tipo y su huella.

#Consejos

• Mira «Sin salida» y Anomalías cada semana: un olvido corregido a tiempo se explica solo; dentro de un año, no.
• Corrige con el motivo concreto: «hora del último viaje» o «entrada según la telemática» se entiende años después.
• Manda el registro mensual a tu gestoría (o deja que lo exporte ella): es lo que pediría una inspección.

Incorporaciones es el camino de un conductor nuevo hasta que trabaja contigo. En lugar de recoger fotocopias y teclear sus datos, le mandas una invitación; el candidato rellena su ficha y sube sus documentos desde el móvil, tú los validas uno a uno, lo admites con las condiciones del contrato, se firma todo con firma electrónica y, al final, le das de alta.

Mientras dura la incorporación, el conductor está en incorporación: aparece en Conductores, pero no se le puede asignar coche, ponerlo en una cobertura o una reserva, darle una tarjeta ni que fiche. Todo eso llega con el alta.

#La lista de incorporaciones

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   En curso: las incorporaciones abiertas, de la invitación al alta.
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   Lo que espera a alguien: fichas que validar, candidatos que tienen que corregir, fichas validadas que admitir, firmando y firmados a falta del alta.
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   Altas de los últimos 30 días.
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   Los filtros: en curso y cada fase.
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   La fase con lo que lleva (5 de 25 datos y ningún documento) y el progreso: datos y documentos validados y firmas.
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   Invitar a un candidato (también desde Crear).

#Invitar a un candidato

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   Candidato nuevo o de la bolsa o una baja (alguien que ya está en Conductores).
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   Nombre y apellidos, como en su documento.
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   El email (será su usuario y adonde le llega la invitación) y el móvil (para el código de la firma por SMS).
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   El servicio (VTC o taxi) y el puesto.
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   Enviar la invitación: crea su usuario del portal y el enlace.

#La ficha de una incorporación

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   Número, servicio, fase, nombre y puesto.
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   Las pestañas: Resumen, Ficha y documentos (con lo que falta por validar), Firmas y Cambios.
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   Las fases: en verde las hechas, con su fecha; en azul, las que está haciendo.
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   El siguiente paso y su botón (aquí, todavía le toca a él: Reenviar la invitación si lo necesita); y Descartar.
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   El candidato: su código de conductor (C-0006), el estado «En incorporación», su contacto y cuándo la iniciaste.
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   Su acceso al portal: cuándo le invitaste, su primer acceso, cuándo aceptó la protección de datos y su último acceso.

Según la fase, el botón del siguiente paso es Reenviar la invitación, Revisar la ficha, Admitir, Firmar como empresa, Recordar o Dar de alta. Una incorporación parada varios días merece una llamada.

#Validar la ficha y los documentos

Cuando el candidato envía su ficha, la incorporación pasa a Por validar y te llega un aviso. En Ficha y documentos cada documento aparece con sus imágenes y, al lado, los datos que se comprueban con él: el nombre, el número y la caducidad junto al DNI o NIE; la clase y las fechas junto al permiso de conducir; el IBAN junto al certificado de la cuenta… Los datos que no dependen de un documento (el domicilio, el contacto) van en sus propios bloques. Hugo aún no ha subido el DNI, pero ya se ven sus datos:

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   Las imágenes del documento (anverso y reverso) irán aquí cuando las suba: «Sin archivo».
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   El estado del documento (pendiente, subido, validado, por corregir).
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   Los datos declarados por el candidato que se comprueban con este documento, cada uno con su estado.
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   Validar el dato: coincide con el documento.
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   Pedir corrección del dato, con el motivo.
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   Validar todo: el documento y todos sus datos de una vez.

#Admitir, firmar y dar de alta

Con la ficha validada falta tu decisión. Admitir pide las condiciones del contrato —el código del contrato del SEPE (indefinido 100, 200 o 300, o temporal), la fecha de inicio, el puesto y la jornada, el periodo de prueba, el convenio, el variable y el salario— y con ellas genera los documentos y los envía a firmar: el contrato de trabajo con el modelo oficial del SEPE, la información de sus elementos esenciales, los anexos (cláusulas, pacto de variable, autorización de descuentos y política de daños al vehículo), la prevención de riesgos, la aptitud para conducir, el modelo 145 del IRPF, las instrucciones de trabajo y los avisos legales. Descartar cierra la incorporación con un motivo.

El candidato firma desde el móvil, en su portal, con el proveedor de firma activo (la firma propia de FleetPilot Autónomos, Signaturit o DocuSign; en la demo, simulados). Tú firmas como empresa el contrato, la información esencial y los anexos con Firmar como empresa. Con todo firmado, Dar de alta deja el contrato vigente y el conductor contratado: ya puedes asignarle coche en el Cuadrante y crear su usuario de Mi turno. Todo queda en la pestaña Documentación de su ficha de conductor.

#Consejos

• Invita en cuanto decidas contratar: mientras él rellena su ficha, tú preparas el coche y el turno.
• Valida el mismo día que te llega la ficha: el candidato está esperando para firmar.
• Pide la corrección con un motivo claro («la foto del reverso está cortada»): le llega tal cual.

Los viajes llegan de las plataformas (por su API, sincronizados cada día, o importando sus informes) con la matrícula, la cuenta del conductor en la plataforma, el recorrido y los importes. FleetPilot Autónomos atribuye cada viaje a quien tenía el coche en el instante en que terminó: el de la cobertura del cuadrante de ese día y turno o, si no hay, el de la asignación cuyo turno contiene esa hora. Así, en un coche a doble turno, los viajes de día son del conductor de día y los de noche, del de noche, y la nómina de cada asalariado sale con sus viajes.

Si conduces tú, tus viajes se te atribuyen igual que a cualquiera (ver Si conduces tú): cuentan en la producción de tu coche y en Mi negocio, pero no generan nómina ni variable, porque no eres asalariado de tu propio negocio.

#El resumen

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   Las vistas: resumen, viajes, sin asignar, importaciones, retarificaciones y pagos de plataformas.
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   El periodo: este mes, otro mes o unas fechas. Las variaciones comparan con los mismos días del periodo anterior.
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   Facturación bruta, con el IVA incluido y su importe.
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   Neto que te liquidan las plataformas y su comisión (en € y en % del bruto).
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   Viajes, el importe medio por viaje y los cancelados.
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   € por hora conectado: el neto entre las horas conectadas a las plataformas.
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   Más: km en servicio (con el neto por km), propinas y peajes, efectivo cobrado y quién condujo y con cuántos coches.

Más abajo, la producción por día, el reparto por plataforma, la evolución de los últimos meses y un desglose por plataforma, conductor, vehículo o día (con el neto por hora, la valoración y la aceptación que informa cada plataforma).

#Los viajes y su atribución